# Notion 使用详解：来自未来的笔记协作工具

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原文：https://utgd.net/article/20230

说到笔记应用和协作工具，Evernote、OneNote、Google Doc、Quip……还有一众国内笔记应用，都在争夺着用户设备上的一席之地。然而纵使竞争再激烈，这个领域也从不缺乏挑战者，Notion 绝对是一款前所未见的笔记协作工具。

Notion 是一款将笔记、知识库和任务管理整合的协作工具。早在 2017 年 6 月，我就曾介绍过 Notion ，在今年的 2\.0 版本更新中又加入了表格、看板、日历等功能的支持，堪称是一把瑞士军刀。

或许许多人不知道，Notion 的创始人 Ivan 是一位中国人，他在五六年前创立了 Notion。曾因一个版本的 Notion 不够稳定，解雇了全公司的员工。之后与联合创始人搬去了日本京都从头编程，才有了如今的 Notion。

经过了几年时间的考验，这款工具在许多方面都得到了进一步优化，越来越多的国内用户也开始上手这款应用，受到了许多人的喜爱。但不少用户苦于没有一份完整的中文教程做参考。所以今天就来给大家详细解读 Notion 的种种新奇功能，带大家更快地上手 Notion。

## Notion：All in One 的协作平台

将 Notion 直译成中文，是「概念、观念」的意思。不同于大部分笔记应用的笔记本 \+ 笔记 \+ 标签，也不同于 Markdown 编辑器或是富文本编辑器。Notion 最具创造性的地方就在于推翻了用户脑子里对笔记应用的刻板印象，从头设计了一套仿佛来自未来的页面、编辑器、表格，分别对应着 Page、Block、Database，这三个部分，无论在哪个领域都算得上是独家功能，确实对得起它的名字。

我们通常向别人介绍 Notion 时会说它是一款「笔记应用」，但在我深入使用过后，我觉得它已经远远超出了「笔记应用」的范畴。要是简单的罗列一下功能：编辑器、看板、数据库、多人协作，是不是有点像 Word \+ Trello \+ Airtable 的组合？

而官方提供的使用模板就更多了：团队 Wiki、待办事项、笔记和草稿、设计规范、阅读清单、每周议程、团队日历……甚至是路线图，你都可以在 Notion 里完成。正如官方给它的定义：一款「将笔记、知识库和任务管理无缝整合的协作平台」。

## Pages：兼任笔记和笔记本

初次上手 Notion，我们通常会创建一个 Page 然后输入文字。实际上，要完全搞明白 Pages 的设定，还有点不容易。它有着无限层级，又不同于普通笔记应用中的「笔记」。可以说，Pages 既是笔记、又是笔记本。

### 无限层级

传统的笔记应用以「笔记」和「笔记本」来区分「文件」和「文件夹」。

以印象笔记为例，它的 笔记本组、笔记本、笔记 设计，最多只支持三个层级。层级之外还有标签来联系笔记。最大特点是笔记本只能存储笔记列表，笔记中存储文本。

Notion 则采用了无限层级 Pages 设计，有下面几个特点：

- 每一个 Page 中都可以正常书写内容。

- 如果需要嵌套关系时，可以让一个 Page 中包含多个 Page。

- Notion 没有标签体系，通过 /Link to Page 来实现 Pages 之间的跳转，或用 /Create Linked Database 来连接到数据库。

为了方便大家理解，可以把它的每个 Page 当成「档案袋」，你可以直接往档案袋上写字（直接书写）、往档案袋里放一些新的 Page 信纸（形成嵌套关系），也可以把所有的东西塞进一个大档案袋（更多嵌套层级）。

### 美观为先

每个 Page 从上往下依次有名称、封面、Emoji、标题、评论和正文这 6 个部分组成。

每个页面都有一个名称，当你将页面分享出去时，这个名称就是网页的标题。官方提供了一些封面，也可以自己上传。Emoji 在不同的系统下有不同的显示，图中的 Emoji 就是在 Windows 下的表现。

在右上角的 … 中可以调整文字的风格，支持中文，Default 是宋体，Serif 是楷体，Mono 是微软雅黑。Small Text 会让字体小一号，Full Width 则是宽屏模式，这两个选项可以让页面显示更多的内容。

### 分享权限

Notion 支持页面公开分享，有两种级别可选：允许评论和仅允许阅读。然后复制 Page Link 即可让所有人访问这个页面。

如果需要和别人协作，则需要在 Invite a Person 中输入协作者的邮箱，邀请他们加入文档。有四种级别可选：全部权限、允许修改、允许评论、允许阅读。分享后，该 Page 的子页面也会被一同分享出去。

换句话说，只要你愿意，也可以把 Notion 的页面当作一个产品展示页面分享出去。

### 你需要掌握这些快捷键：

在 Notion 中有许多页面，为了在这些页面中也能进行快速操作，就需要掌握一些快捷键：

页面操作

- Ctrl \+ N：创建新页面

- Ctrl \+ Shift \+ N ：打开一个新的 Notion 窗口

- Ctrl \+ P ：快速查找页面（可用于快速跳转到其他页面）

- Ctrl \+ \[ ：返回上一页

- Ctrl \+ \] ：进入下一页

- Ctrl \+ U ：转到父页面

- Ctrl \+ Shift \+ L ：切换黑暗模式

- Ctrl \+ \\ ：打开 / 关闭侧边栏

- Ctrl \+ Shift \+ P（仅适用于创建新页面时）：用于选择添加页面的位置

好了，理解了 Pages 的基本概念，我们终于要进入本文的重点：编辑器。

## Block Editor：块状的动态编辑器

Notion 采用了独具一格的块状动态编辑器。

从编辑角度来看，它本质上是一个介于 Markdown 和富文本之间的编辑器。它有着富文本的所见即所得的特点，便于排版；又具有 Markdown 的许多特性且可以直接使用部分 Markdown 语法，适合编辑。

从排版角度来看，它的内容都是由许许多多 Block 组成的。一段文字是一个 Block、一张图片是一个 Block、一个列表是一个大 Block 里套着许多小 Block。

从视觉角度来看，它的最终结果可以直接作为展示内容，并通过动态的 Block 来实现 Word 和 Markdown 编辑器无法显示的效果。

### 强大的 Block

编辑器中的 Block 分为 5 类，可以在每段的开头输入 / 并输入 Block 的名字，来快速使用它们：

- Basic ：基础类型的 Block。新建标题、引用、列表等类 Markdown 格式都属于 Basic Block。新建页面（/Page）也在此列。

- Database：数据库类型的 Block。与多数人理解的表格不同，Notion 中的 Database 更接近于数据库，你可以创建一个单独的 Database 页面（Full Page），也可以在一个页面中插入 Database（Inline）然后在其他地方调用其中的数据（Linked Database）。

- Media：多媒体附件统称为 Media Block。图片、视频、音频、代码框、网页书签、文件附件都在此列。

- Embeds：动态的网络服务是 Embeds Block。支持插入 Google Drive、Tweet、Github Gist 等网络服务的动态页面。

- Advanced：高级模块。目前有 3 种：TeX 公式、新建自定义模板、当前路径。

这么一看是不是很复杂？在实际使用中，你不必在意到底用什么 Block，需要用到的时候 Notion 会自动识别链接插入相关的 Block。当你从外部粘贴一个网址进来时，就会自动提示是否转为 Web Bookmark，图片和文件同理。

我们在 Notion 中使用最频繁的是 Basic 和 Database，接着就是 Media 中的网页书签和图片，体验上和在普通编辑器中插入图片没有什么区别。

Block 的另一个特点是便于统一调整，把鼠标放在 Block 前面，拖动六个点的图标可以改变顺序，拖动时按住 Option / Alt 键可以复制。按下则是改变 Block 的类型和样式。用鼠标框选就可以直接选中多个 Block，进行批量拖拽。

问题也有不少，Block 内不能单独调整文字的颜色和样式，只能统一调整。这种形式带来的好处和劣势，下面就会有专门讨论，这里暂且不提。

### 动态的编辑器

普通的 Markdown 编辑器通常是不支持动态内容的，一个纯文本编辑器，一个静态的浏览页面，再也没有其他东西了。

而 Notion 的编辑器不一样，它的 Media、Embeds、Advenced 模块都是动态的，你可以往编辑器里直接放一个视频、放 Google 地图、放一个自定义模板。然后在编辑器里点击它们、与它们交互。

举几个例子，Toggle List，输入 \> 或是 /toggle 再回车，生成一个可以折叠的列表；Video Block，可以添加一个视频文件直接播放；PDF Block，可以插入一个 PDF 文件预览……浏览的界面可大可小，可以为它们添加备注，也可以点右上角的 Original 查看原文件。

其中最令人称道的是支持直接插入特定区域的 Google Maps 网页，Google Maps Block 不像其他编辑器只能贴一张图片，而是从 Google Maps 挖了一块贴在了编辑器里，放大缩小、卫星地图、星标保存、规划路线都能直接完成，一篇笔记中还能添加多个 Maps Block。在 PC 端完成旅游规划编辑，手机端查看、缩放完整版的地图。这在其他应用中是不可想象的。仅凭这一项优势，就从根本上完爆了其他所有的旅行规划工具。

总之，这些动态功能在 Markdown 和 Word 中是无法实现的。在 Notion 的编辑器里，你更像是在编辑一个网页，随意组织串联各种内容、文件、服务，我称之为动态编辑器。

### Markdown \+ 富文本，有得有失

作为网站编辑，Markdown 编辑器一直都是我的首选，Word 的打开次数非常低。这是由于我不需要为文章调整特殊的样式、特殊的字体、不一样的字体颜色……直到有一天，有人跟我抱怨 Markdown 怎么连个居中都做不到。我才顿悟，无论 Markdown 有多少优点，它也无法替代一些特定的工作——它的能力本来就是有限的。

但在 Word 中，我又会深刻地感受到 Markdown 给我带来的便利。一个不注意，文本的样式就改变了。想要写一篇符合格式的论文，你需要多次调整文本的样式、标题层级、字体、字体大小。用上了格式刷和自定义格式也不见得方便多少——它太复杂了。

而 Notion 很巧妙地结合了两者的优点，各删去了一些功能，从而在 Markdown 和富文本之间找到了一个平衡点，一款全新的编辑器诞生了。

这里介绍一下 Notion 编辑器与它们的异同。

#### Markdown 方面的调整

Notion 对 Markdown 编辑的支持并不完整（主要是标题级别），但它支持 Markdown 文件的导入和直接复制。

Markdown 标记：使用 、、\*\` 时需要先打字，再标记。同时需要在文字前加上一个空格才会生效。（这可能和中文输入环境有关系，将来或许会改进）

不支持表格：Notion 取消这一点改用 Database 是一次合理的改进，毕竟 Markdown 形式的表格难用是有目共睹的。

仅支持一级标题和二级标题：也就是只能用 \# 和 \#\# ，\#\#\# 之后就不能用了。这在官方文档中被描述为「标题」和「子标题」。我个人的解读是官方觉得超过三级的标题就可以用新开一个 Page 来完成了，但在习惯使用 Markdown 语法之后，这确实是个挺影响体验的问题。

引用由 \> 变成了 " ：\> 变成了一个 Toggle List，也就是折叠列表，而引用则变成了 "。此外，在段落的开头输入 \[\] 可以创建待办事项。无序列表和有序列表则与普通 Markdown 没有区别。

#### 富文本方面的小加成

Notion 还谨慎地支持了一小部分类似富文本的功能，这让 Markdown 中无法实现的许多功能也在 Notion 中实现了。

所见即所得：Notion 直接砍掉了 Markdown 的预览模式，而所见即所得一直都是富文本的特征。

多功能拖放：Block 的最大好处可能就是拖拽了，上面已经讲过 Block 的拖拽方法。

允许分列：这是 Word 中比较的独特功能，在 Notion 中可以通过拖拽来快速实现列宽。仅限 PC 端，移动端查看时按顺序显示。

字体颜色和背景色：给 Block 的文字或是背景上色，来突出一些内容（不能同时生效）。

全文件类型支持：想在笔记中插入其他附件时，普通 Markdown 编辑器通常只支持图片。而 Notion 编辑器支持图片、视频、音频、代码、网页书签、文件，而且每一样的体验都做的很不错。

#### 关于图床

Notion 有自己的图床，不支持自定义。用到图片时可能有两种情况：

- 如果从本地上传文件，会把原图上传到 Notion 的图床。导出 Markdown 文件时，Markdown 中引用的是图片的相对地址，图片会被一起打包进压缩包。

- 如果从链接粘贴图片，会直接使用图片原链接。导出 Markdown 文件时，Markdown 中会直接引用图片原地址，不会打包进压缩包。

所以大家自己在写作时，我推荐免费用户完全使用外部图床，节省容量空间；推荐付费用户从本地直接上传到 Notion 的图床，导出功能很完善。

### 你需要掌握这些快捷键：

Block 除了可以通过鼠标操作，还可以用这些快捷键来调整 Block（macOS 下将 Ctrl 替换为 Commend）：

选取 Block

- Esc 键：选中当前编辑的 Block，逻辑是退出编辑，进入 Block 操作。

- Shift 键：多选 Block

- 选中 Block 时，↑ ↓ ← → 方向键：上下选取 Block

- 选中 Block 时，Ctrl \+ A：全选所有的 Block

对 Block 操作

- 选中 Block 时，Ctrl \+ D：复制一份 Block。

- 选中 Block 时，Ctrl \+ Enter：激活，可以用于按钮、选中、切换待办事项、或者进入全屏图片

- 选中 Page Block 时，Ctrl \+ Shift \+ R：重命名这个 Page

- 选中 Image Block 时，空格键：进入图片全屏浏览

格式方面

由于上面这些调整，再加上没有预览界面，使得在 Notion 中使用 Markdown 标记时显得不够友好。所以学会使用快捷键就变得很有必要了，我建议每一位 Norion 用户都熟练掌握这几个改变文字样式的快捷键。

- Ctrl \+ B：加粗文字

- Ctrl \+ I：斜体文字

- Ctrl \+ K：添加超链接

- Ctrl \+ E：添加代码格式（同时变为等宽字体）

- Ctrl \+ Shift \+ S：添加删除线

格式方面的调整，还可以选取文字后用鼠标在工具栏上进行。

这些快捷键是比较常用的，如果希望学习完整的快捷键，Notion 已经在官方文档中提供了所有的快捷键使用方法，你可以在页面的右下角的 ？ 图标中看到 Tutorial & Guides。

### 为何 Notion 要采用 Block 形式？

块状 \+ 动态的设计着实新颖，但越是基础的东西，人的使用习惯越是根深蒂固。这种形式前所未见，它的实际体验究竟如何？

许多人遇到的第一个问题就是 Notion 的门槛高，与平日用的普通编辑器有太多不一样的地方。比如只支持到二级标题，Markdown 的许多语法不再靠符号来实现（更多的使用快捷键），再一看 Block 之间竟然不允许「跨段落选取」直接劝退……所以给人第一印象可能会比较差，「难用」往往是第一个贴上的标签。

但只要稍微了解一番快捷键，逐渐适应它的编辑器之后，就会有截然不同的感觉。除了三四级标题仍然无法实现，大多数 Markdown 能做到的功能都能做到。网络服务的加持，让 Notion 的编辑器更是获得了质的提升，许多不曾想过的功能都可以在一个页面中实现。

那么为什么 Notion 要采用这种形式的编辑器呢？我个人认为有这几个原因：

- 为了动态页面：Notion 希望展现的内容是动态的，直接采用纯文本或富文本编辑器无法支持这种内容动态显示，排除了使用传统编辑器的可能。

- 为了规范文本：如果内容是动态的，就很难保证用户不会在段落内随意插入一些组件（比如代码段里加一个视频文件），引起结构的混乱。需要 Block 来规范文本内容，禁止这种情况的出现。

- 为了兼容性：独有格式之所以不受欢迎，是因为不通用，难以导入导出（比如印象笔记的 \.enex 格式）。Notion 在这点上选择了完全放弃独有格式，尽可能去兼容 Markdown、Word、Excel 等传统格式。这是出于兼容性和通用性的考虑。

所以，我认为 Notion 的编辑器完全称得上是一款新时代编辑器，为了深度结合网页的动态效果而诞生的动态编辑器。至于 Block，或许只是妥协的产物，是为了兼容老格式而采取的一种措施，可拖动、可排版则是附带的优势。

## Database：数据库而非表格

讲完了 Page 和 Block，相信各位已经对 Notion 有了一个初步的了解，下面来讲讲 Notion 中的另一个大模块：Database。

### 这个表格不一般

许多人第一眼看到 Notion 的 Database 功能下意识的认为这是表格，但在实际使用时又觉得不是那么一回事。这个表格既不是 Markdown 下那种简陋的字符表格，也不同于 Word 和 Excel 中的多功能表格。

我们习惯中新建表格时除了方方正正的格子之外别无他物。而 Notion 中的 Databse 不仅可以单独使用，还能添加其他的视图，当做看板、列表甚至是日历来用。感叹表格功能强大之余又有些疑惑，这个表格怎么和我们习惯上的表格差别这么大？

### 实际上是数据库

实际上，Notion 的 Database 更像是一个数据库，将其理解为「表格」是一种误读。数据都在数据库中，表格只能算是其中的一种表现形式。

Database 可以有 5 类视图：

- Table：表格形式，类似于 Airtable 表格，便于做数据统计。每一行都可以单独打开变成一个 Page，添加更多的内容。

- Board：看板形式，类似于 Trello 看板，便于任务分配、分类。卡片中的选项可以完全由自己定义，看板的分组也可以用选项来改变。

- Gallery：画廊形式，便于查看多张卡片中的开头部分，可以在卡片开头添加一些概要内容。

- List：列表形式，便于查看一部分关键性的信息，比如只显示名称和进度，来明确任务的进度。

- Calendar：日历形式，便于查看时间相关的信息，可以在日历上按时间顺序查看任务。

在使用时，Database 有 3 种表现形式，覆盖了大多数可能遇到的情况：

- Full Page Databse：整页数据库。就像 Excel 一样，整个页面就是一个数据库。

- Inline Database：段落内数据库。则像是在 Word 中插入的表格一样，可以在文章中间放一个表格或是日历。

- Create Linked Database：连接到现有数据库。同样是在 Word 中插入表格，但内容是调用现有的 Database 中的数据，通过过滤和筛选来使用其中的一部分数据。在文章中修改时，也会对原有的 Database 数据进行修改。

### 筛选、排序、搜索、隐藏列，一个都不少

在右上方，可以对表格内容进行筛选、排序、搜索和隐藏特定列。

相比在 Word 中做表格，在 Notion 文章内的表格同样具备完整的功能，使用体验高度一致。

## Import：导入全类型文档

不过，正是因为 Notion 的设计如此超前，最初使用 Notion 的用户常常会一头雾水，冒出许多问题：「为什么在 Pages 里还能再新建一个 Pages？编辑的时候怎么是一块一块的？这是 Markdown 还是富文本？」……这种对工具的陌生感发生在我身边的许多人身上。

相信许多人在认识 Notion 之前，已经有一部分文档了。为了减少从头学起的陌生感，我们可以先从历史文档中导入一部分，然后逐渐深入。

你可以在空白 Page 中选择 Import，也可以在右上角的「…」中选择 Import 来导入文档。

Notion 的导入支持 5 种基础格式： TXT、Markdown、CSV（Excel）、Word、HTML，以及 7 种服务：Trello、Asana、Google Docs、Dropbox Paper、Quip、Evernote、Workflowy。由此可见，Notion 主要支持的文件类型是纯文本、富文本、表格、列表，以及 Trello 独有的看板，支持批量导入。

除了不支持 PPT 和 PDF 导入之外，该有的导入功能都有了。当然，你也可以把 PPT 和 PDF 作为附件添加在页面中。

导入之后也先别急着高兴，Notion 尽可能地对多种格式进行了兼容，但对 Markdown 和 Word 格式仍然有一定的要求，主要表现为「Markdown 的双回车换行」和「Word 大纲级别」等要求，一级标题会变成 \#，二级和更高的标题级别都会变成 \#\#。

如果你的文档格式一团糟，Notion 是无法识别的。如果遇到了这种问题，可以通过转换工具格式化一下，用更标准的 Markdown 导入。

## Template：组合无限可能

Notion 的开发团队在官方帮助文档中提到了这样一句话：使用数据库的最大障碍是想象力。

> The biggest hurdle when it comes to using databases is one of imagination\.

没错，只要合理的使用 Notion 中的各个模块，你就能发现它几乎可以实现无限多的需求。仅仅是官方的内置模板就有 19 种之多，涉及到工作的方方面面。

这些 Template 不仅制作精美，使用方便，还能起到开拓使用思路的作用。

这里也有一些实用的模板：

- 博客文章：利用 Notion 的分栏功能，轻松排版出一篇图文并茂的博客文章。

- 每周议程：把一页分栏成五列，分别安排周一到周五的任务。

- 阅读清单：在数据库中添加希望阅读的书籍、链接、概述、作者，来督促自己看书、实时记录读书笔记、查阅阅读进度都是不错的选择。

如果你正在初次上手 Notion，我非常建议先去看一看这些模板的使用方法，可以帮助你更快的熟悉它的方方面面。

## Web：纯网页应用的胜利

在这方面，Notion 其实和 Slack 一样，是一个纯网页应用。你会发现网页端的界面和客户端的界面几乎是完全一致的，也就是我们常说的套壳应用。

纯 Web 应用让 Notion 轻易地完成了全平台客户端的设计，支持 macOS、Windows、Android、iOS，而且优化做的相当不错，实现了完全一致的操作逻辑。在不同系统的设备上登录、写作、排版都有着一致的体验，这在人人都有 2 个以上设备的今天是一件非常重要的事情，有效降低了学习的成本。

就我个人而言，我很少在手机上大篇幅写作的原因主要是效率低下。手机屏幕小，电脑上轻松完成的排序、加图，手机上都可能要戳好多下才能完成，相当低效。但在 Notion 中就异常高效，在手机上也可以对段落进行拖拽排列，插入附件。而且电脑版跟手机版的显示效果几乎完全一致，当我想到一些细节需要补充时，打开手机就可以直接调整段落顺序、增补内容。

## 目前尚存的一些问题

尽管我很喜欢 Notion，有时也不得不承认还有不完善的地方，而且问题还不小，最主要的问题是以下三点：

- 不支持剪藏：与印象笔记的方向不同，Notion 不以网页剪藏为主要目的。

- 不支持自动化：Notion 不支持 IFTTT 等自动化功能，只有一个「打开」的 URL Scheme。

- 本地存储功能糟糕：由于是纯 Web 应用，只能通过「导出」把文件存到本地。没有网络时只能查看当前正在编辑，或者近期打开过的少量文档。

那么这三个问题该怎么解决？这里也给出我的建议。

- 如果你更希望用剪藏，那还是印象笔记类的工具更适合你。

- 自动化方面，我目前在同时使用印象笔记和 Notion，一个专门负责剪藏，一个专门产生内容。利用好印象笔记的 API 就可以了，两者其实并不冲突。

- 离线问题，在我的使用过程中，我发现彻底没网的情况其实很少，手机 4G 流量也是逐年增多，着急时开个热点其实用不了太多流量。

当然，如果真的经常需要在无网环境下使用，非常重视离线，不离线很多工作无法完成，那就不建议迁移了，有许多笔记应用在这方面做得更好。

## 总结

Notion 就像是一本精致的手账，它不像论文那么严肃，也不像日记一样随性。比纯文本多了一份个性，比富文本少了一份复杂。既兼容了老的文档，又诞生了新的规则。

我一直相信，选择工具的关键在于找准工具的特性，Notion 的特性就是兼容性强、功能丰富、整合完善，兼具广度和深度。从简单记事到写作长文，从创建表格到数据仓库，从规范文档到项目管理，种种功能都能在 Notion 中以不同的形式实现。我想，这就是 Notion 的魅力所在。

Notion 的概念之领先，近乎一款来自未来的工具。在各类工具百花齐放的今天，它依旧能采各家之所长，走出自己的独特道路，实属难能可贵。

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