用 Shortcuts 一键发送个性化邮件

一封电子邮件能反映出发件人的品性。

有的人朴实得简陋，直接在邮件客户端里开写，甚至拿 4 个空格当段落缩进、用不居中的 --- 作为分隔线；有的人弄巧成拙，复制粘贴了别人的模板却忘记调整，拼拼凑凑出一封弗兰肯斯坦式的邮件；最冤枉者如用 Word 写邮件的人，他们也许字斟句酌，可一旦复制到邮件客户端，难免发生字体丢失、排版错乱等问题，反而被人误会为盗作。

Automattic（Wordpress 母公司）CEO Matt Mullenweg 就极为重视电子邮件，据此判断求职者是否适格。Automattic 是一家完全远程办公的企业，它以“mail”取人是情理之中；我们的交流方式没有那么单一，但电子邮件通常也是和人打交道的第一道门槛，许多正式场合下给人的第一印象就靠电子邮件。

其实，诸如缩进、文字大小、问候语、敬辞等细节，都可以拆解为固定的步骤，让自动化工具在后台完成，根本不需要每次从头开始逐项检查。我设计了一个 Shortcuts（快捷指令）动作，用于制作规范、美观的邮件¹，可以自动附上首尾的寒暄、定制个性化的样式，还能和 Drafts 等笔记工具协同使用。

• 通用版 Shortcuts 动作下载
• GitHub
• Drafts 版安装较复杂，请阅读对应章节

调整邮件格式

邮件是富文本，基本可以套用网页排版的思路，具体到 Shortcuts 这里就是“Markdown-HTML-富文本”的转换流程。诸位只需要用 Markdown 语法²，依序写好收件人称呼、标题、正文等内容，剩下的格式（包括客套话）将由自动化工具进行调整。Shortcuts 会将输入文本的第一行作为称呼插入正文，第二行当作标题插入邮件的主题（Subject），剩余部分当作正文，排出一封规范的邮件。

网页排版领域有个说法，CSS（Cascading Style Sheets，层叠样式表）控制形式，HTML 负责内容，虽然最终执行起来往往没那么简单——比如单个段落的细节样式就要用 HTML——但也八九不离十，本文的 Shortcuts 动作主要就分为两部分，一块儿是全局生效的 CSS 代码，控制整封邮件的大体风格，包括字体、缩进、行间距，等等；另一块儿是 HTML 代码，预设了开头、结尾的客套话以及对应部分的细微样式调整。

本文 Shortcuts 动作在开头的“Text”文本框中预设了一套 CSS，你可以不作任何修改直接使用；如果想更换主题，Ulysses、Typora 等编辑器也有现成 CSS 主题供下载，将“Text”中的文本替换为你所下载的 CSS 代码即可。

预设规范的段落缩进

段落缩进（俗称“空两格”）是检测发件人是否认真的试金石。你可以翻翻收件箱，如果看到了段首缩进，试着选中它，很大概率会发现眼前的“缩进”其实是 4 个空格。这当然是不规范的用法，如果你写论文时这么干，那真是让导师的竞争对手捡了个大便宜。

虽然乍一看，但万一遇上讲究的人，或者对方邮件客户端用了自定义字体、让 4 个空格看上去过宽或过窄，那就露了怯。缩进这种事，还是预先在自动化动作中写死为好。缩进的 CSS 代码非常简单，已经写入了动作开头的“Text”文本框中，其中 text-indent : 2em; 就表示空两格（2em）³：

p {
        margin: 0 0 20px;
        padding: 0;
        line-height: 1.8;
        text-indent : 2em;
}

以上代码是全局的，将影响到整个邮件，而称呼、敬辞等特殊部分不需要缩进，这些部分在动作结尾部分的模板中设有专门代码，不会受到全局缩进的影响。

当然，段落开头要不要缩进，最终还是看周围人的习惯，不需要的话可以将前述代码删掉或注释掉。深究一些的话，缩进主要是为了照顾传统纸质文本、方便区分段与段（手边没有课本的话，可以随便复制一大堆文本，去 txt 里看看效果，你就知道什么是“黑压压一大片”），而网页排版可以区分行间距和段间距，缩进与否也不再重要。我订阅的一些中文 New Letter 已经不再使用缩进，随了网页排版的大流；而来自政府机关、行业组织的不少邮件还是保留了缩进。总之，要不要用是一回事，一旦要用的话，就要用得规范，避免再敲 4 次空格。

预先填好开头结尾

恰当的邮件开头与结尾，不仅让整封邮件避免单调，还可以让对方感受到尊重。我收到过很多只有一句话的邮件——“请查收”，有的连这一句话都没有、直接甩过来一个压缩包，似乎想让我“自己体会体会”，简直就是威胁信。既然如此，那又何苦发邮件呢？即便是平辈之间，也应当有最起码的礼貌吧。最简单的开头和结尾，像这样就够了：

某某老师/同学/领导
    你好！
    
    （正文）
    
    此致
敬礼  

即便复杂一些，用上“某君尊鉴”“顺颂时祺”之类的风雅措辞，也只是举手之劳。话说回来，知道归知道，用到的时候还是容易忘记，特别是结尾要不要换行、要不要顶格等细节，特别容易出纰漏。这些功夫，当然可以让 Shortcuts 代劳。开头连通结尾的常用表达，都可以预先写进一个“Text”文本框，有必要的话还可以的添加一些 HTML 样式，负责进一步的排版（以下代码用引号 “” 包起来的部分为 Shortcuts 变量）。

“头”
<p style="text-indent: 0em;">“称呼”尊鉴：</p>
“正文”
<p>顺颂</p>
<p style="text-indent: 0em;">时祺</p>
“尾”

深挖之下，开头结尾的表达很丰富，仅开头的知谓（知照语）这一项就大有讲究，给老师、前辈写信应说“某某台鉴”，给领导宜说“某某勋鉴”同时捎带上头衔，写信给平辈则“某君尊鉴”“诸君共鉴”即可，用对了，大家都很开心。

不过，保险起见，选择开头寒暄与结束语时还是挑通用的表达为好，如果拿捏不准，不如干脆开口“敬启”“你好”、闭口“此致”“敬礼”，至少不会恰逢对方连日加班，你却来上一句“盼即赐复”（表示希望尽快的到回复），给人火上浇油。如果你特别有追求，也可以写个简单的 If 判断，根据当前的季节更换“顺颂夏安”、“顺颂秋安”、“顺颂冬祺”等敬辞，但请注意没有“顺颂春祺”的说法，不要搬石头砸自己脚就行。

概言之，不论说些什么，就算说得很“土”，也比没有称呼、没有结束语的“威胁信”好得多。开头结尾并非为了卖弄文采，而是尊重对方。

用 Drafts 写邮件

订阅了 Drafts 的读者，也可以直接在其中编写邮件、享受齐全的 Markdown 编辑快捷键，然后运行对应的 Drafts 动作生成邮件。Drafts 本身并没有那么丰富的邮件定制能力，排版工作还是依靠 Shortcuts，Drafts 相当于草稿的入口。使用方式和直接运行 Shortcuts 完全一致，同样是第一行作为标题，第二行当作称呼，剩下部分作为正文。

Drafts 的动作本身并无值得探讨之处，不过它为 Shortcuts 提供了一些操作，可以简化 Shortcuts 动作。之前提到过，Shortcuts 生成邮件的基本流程是“Markdown-HTML-富文本”，其实没那么简单，真正的情况是“Markdown-富文本-HTML-富文本”，需要来回在富文本和纯文本之间捯饬，而 Drafts 内置了直接将 Markdown 转换为 HTML 的操作，算是帮 Shortcuts 善后。

Drafts 动作请复制段落下方 URL 到 Drafts 中后点击加载（需进入 Link Mode），浏览器很可能无法识别。Drafts 配套 Shortcuts 动作点此下载。

drafts://action?data=%7B%22uuid%22:%22D9531B0E-C88D-4F25-900E-0766EE9932DF%22,%22steps%22:%5B%7B%22platforms%22:3,%22data%22:%7B%22waitForResponse%22:%22false%22,%22shortcutName%22:%22Mail%20with%20Style%22,%22template%22:%22%5B%5Bdraft%5D%5D%22,%22shortcutID%22:%22%22%7D,%22type%22:%22runShortcut%22,%22isEnabled%22:true,%22uuid%22:%22BBAF1210-4B55-4B9D-9AD2-8E9778572347%22%7D%5D,%22backingPlatforms%22:3,%22shortName%22:%22%22,%22shouldConfirm%22:false,%22disposition%22:3,%22keyCommand%22:%7B%22optionKey%22:false,%22input%22:%22%22,%22controlKey%22:false,%22commandKey%22:false,%22type%22:%22action%22,%22discoverabilityTitle%22:%22%E2%86%92%20Mail%20with%20css%22,%22shiftKey%22:false%7D,%22logLevel%22:2,%22groupDisposition%22:0,%22notificationType%22:2,%22tintColor%22:%22blue%22,%22actionDescription%22:%22%22,%22keyUseIcon%22:false,%22icon%22:%22action_email_filled%22,%22visibility%22:480,%22backingIsSeparator%22:false,%22groupUUID%22:%2222EFC22A-FD41-4148-9666-8BE5A96D3D0E%22,%22assignTags%22:%5B%5D,%22name%22:%22%E2%86%92%20Mail%20with%20css%22%7D

小结

邮件格式、样式并无绝对的对错，甚至像“4 个空格当缩进”这种低年级做法，只要对方不在意，那也无伤大雅。但正如 Simon Garfield 在《字体故事》中所言，我们之所以整出那么多花样，其实都是为了表达自我。

即便在过去，发出一封不规范的邮件也是不礼貌的；如今在自动化工具的帮助下，过去需要一项一项检查的工作也变得简单，如果仍然不注重邮件礼仪，则实在说不过去。