一日之计在于晨，早晨是做任务管理的好时机。有人习惯事无巨细，列出一天拟办的种种事项，然后胸有成竹地出门（或居家）；另一些人习惯于写较为松散的晨间日记或晨间笔记，并不急于马上列出任务。
看似微妙的差异，代表了两种截然不同的任务管理观念。能够醒来即获得一份任务清单者，或许足够幸福，可以活在真空气泡中，照着（脑子还不那么清醒时列下的）单子，按部就班，典型例子就是某些活在假象世界中的畅销书作家。
另一个人并不急于列出任务，而是提出问题，无论梦中的创意火花，遗留的未尽之事，每天的例行公事，首先是一系列问题，其中一部分可以马上转化为具体任务，但必然有相当一部分不能直接编码为机械操作。
管见以为，后一种模式，才是晨间任务管理的真实形态，它承认现实情况复杂，坦言个人能力有限。任务管理自问题始。
任务规划还是问题分析？
即便先搁置早晨这一特殊时间点不谈，也有将问题置于任务之前的必要。要之，任务管理即解决问题，而没有问题的任务管理，根本难以想象——也只有在游戏化的当代任务管理范式下，一切都被简化为几份游戏，才有可能同时不知方向又忙得晕头转向。
众所周知，当代任务管理软件都基于收件箱假设，仿佛用户像一个带着捕虫网的小孩，任务从空中飞过，他就挥网捕下。这种模式过于天真，忘了任务并不是从空中漂来的现成玩意儿。问题和任务之间有一道鸿沟，任务管理只能精力弥补，但不宜假设其不存在。
查找文献就是任务和问题分离的典型。读书时，我的收件箱中总有一系列查找文献的任务，但将近一半并不能解决问题，因为在文科领域，很多作者只是按照惯例引用前辈的著名作品，但大多数时候根本不知道前人在说什么，据我所知，越是引用大师之作，越有可能是托古言说，把自己的想法安插在古人身上，结果，我好不容易找到原始资料，硬着头皮看完，却发现前人根本没有说过作者所主张的观点。清单上的任务或许花掉了大半，但是观点的流变根本没有捋顺。
就早晨而言，许多梦中得来的创意，最终也容易夭折于不分青红皂白的任务化。你怎么知道自己马上要干什么？在设计网页对照翻译前，我曾梦到过读牛津书虫系列的名著普及读物，这促使我设计一种原文和译文对照的实时翻译工具，但如果我只是写下“编写对照翻译脚本”这样的任务，创意将在一杯咖啡的时间后烟消云散，毕竟，当时没有 ChatGPT，我将在连续碰壁后放弃创意。但事实是我没有规划任务，而是记录问题，后来问题还进入了我的随身手账，列为长期关注对象，大概一年后，对照翻译开花结果（且比书虫系列更好、对照更精确）。
或许有人会说，如果任务扑了空，及时补充或调整不就好了？这完全是站着说话不腰疼，忘了忙于具体事务的人，根本无法承担这样的元认知负荷：既要想着怎么做，还要反思所什么。任务管理工具的实质意义就在于降低认知压力，若反过来要求用户不断反思评估＊，那就是失职。
＊子弹笔记要求以天为单位加以评估——这一想法受敏捷开发影响——找到了行动和反思的甜蜜点。很难想象更加密集的评估。
概言之，消消乐游戏模式的任务管理收件箱模式非常可疑。一旦任务确确实实被划掉，就会给人一种事情已经搞定的错觉，却忘了任务和问题并不一一对应。任务来自问题，但任务完成并不意味着问题解决。
以分支结构代替树状结构
在区分问题和任务之后，任务管理的形态就不再是线性清单，而是树状分支，有时候，干脆就是一颗决策树或流程图……