唐纳德·诺曼对交互界面的批评，如今听来依旧令人耳目一新：界面始终是界面，我只想看到任务，而不是挡道的界面。诚然，这有反麦克卢汉式呼喊的嫌疑1，可一旦放诸任务管理，听来便如雷贯耳——传统任务管理软件，几乎必然是一个挡道的界面。
这种“挡道”，最初看起来还不错，似乎确保你得以从杂乱的文件中抽身。可惜，很快我就意识到，辗转于工作文件夹和任务管理软件之间，这本身就是额外的成本。借用改编后的 Brooks 生产定律2，简单增加工具——本文显然特指传统任务管理工具——恐怕只会忙上添乱，因为多出了操作新软件和反复切换的成本。
直到某一天，我发现我每设置一个文书类任务，就增加一条直达原始文件的超链接时，我意识到老任务管理系统已经崩溃了。既然工作围绕文件夹展开，那么理所当然，我更需要一种嵌入文件管理系统的任务管理方式。
在《标签作为一种管理工具：指示性标签》一文中3，我已经逐渐尝试摆脱独立的任务管理工具：
指示下一步操作的标签可能会引发误会，让人发问：这样组织信息，置传统的任务管理工具于何地？在其他信息管理体系中，这个疑问或许成立，但是在基于文件的信息管理语境下，问题本身就不存在。
对于传统的任务管理工具的需求，往往源自因为信息散落四处的不幸境遇……用任务管理工具管理稍后读的例子很美好，但更舒服的任务管理方式是把要读的文章推到你眼前。
更好的做法是以看得见摸得着的文件为基本单位，不至于在互相割裂的信息管理工具之间辗转奔波——很大程度上，信息管理工具本身就是一个超大的任务收件箱……它们是第一手的、最真实的收件箱，没有经过任何过滤，恰恰比传统的任务管理工具，更能反映真实的信息处理历史。
当然，标签很粗糙，不能承载太具体的操作，而现实世界中，工作五花八门，标签很快会力不从心。我可能在深夜写完一份意见书，并设置一个任务，明早上班时把它转发给同事；也可能应某些层层加码的要求，制作一套印章盖得堪比饮品店积分兑换卡的程序性材料。这些琐事，无法交给标签，一般人也会被打回传统任务管理软件。
不妨换一个思路，我们不一定需要某种自我标榜“任务管理”的工具，只要能够在适当的地方发出提醒，不就足够了吗？问题不在于某种方法实际上“是不是”任务提醒，而是看起来“像不像”任务提醒。最粗暴的任务提醒方式浮现在我的脑海中——直接写在文件（夹）名称中！
相信多数读者都见过这种做法，比如网上下载的打包文件，解压后里面可能有几个分卷压缩的资料文件和一个小文件夹（或纯文本文件），后者的名称就是进一步的解压密码（或者解压密码的付费获取方式）。我在《免管理的任务管理：弹出式提醒》（需付费）一文中讨论过这种特殊的提醒，显然，嵌入文件管理的任务管理也为适例：
这种恰到好处的提醒，我统称为弹出式提醒：提醒在且只在你需要时弹出，就像地牢探险类游戏，走近特殊地点才会触发提示。
既然有效，为何不在自己的文件管理系统中引入这种简单、实用的嵌入式提醒方式呢？唯一的顾虑可能是，空白文件夹看上去可能和普通文件夹过于相像，以至于如果不细看，就容易引发误会，甚至在协同办公时把它当作材料发送出去。 这好办，给文件夹换个图标即可，我写了一个通用的脚本，你可以把它改编进 Keyboard Maestro 或 Shortcuts 等常见的自动化工具。
排除视觉障碍——或者说，心理障碍——后，上述低技术的嵌入式任务提醒可与日常工作无缝衔接，不再需要复制粘贴复杂的文件链接，也不必担心各个任务软件对不同类型文件的兼容程度4，只需在文件边上创建一个文件夹，然后写上提醒内容，结束。如果你喜欢纯键盘操作，那么也有好消息：在 macOS 下，新建文件夹的快捷键是 ⇧Shift-⌘Command-N，并且创建文件夹后，光标默认就位于文件夹名称处，紧接着就能输入提醒内容，一气呵成。
通常，这些嵌入式的提醒有两种呈现方式。如文章开头的截图所示，当我在桌面是使用它们时，我更乐意把桌面当成字面意思上的桌面（desktop），写有任务的文件夹就像便条纸一样摆在对应的文件附近。为达到这种效果，你需要在桌面的显示设置中取消叠放（Stacks），否则就会失去空间感。
另一些时候，当我在 Finder 中打开文件夹时，我更乐意看到任务排成一串，置顶显示，提醒我接下来要处理的事项。除了正在处理的工作，我还会在刚刚结案但暂时没空归档的资料夹中嵌入任务，接着我就把整个文件夹丢在一遍，待哪日空闲再打开，又能衔接上当初搁置的琐事（例如暂未收集齐全的归档资料）。
很凑巧，近几代的 macOS 支持将文件夹置顶，写在其中的任务，也随之一通浮至顶部。如果说嵌入式任务管理是一种免管理的任务管理，那么自动置顶的文件夹就是免过滤的任务过滤。
事实上，比起直接打开 Finder，我更习惯使用 LaunchBar 浏览文件夹，它同样可以置顶文件夹，如果再配合预先设置的图标，任务提醒便十分醒目。
我常在桌面上随手记录任务，如同将桌面作为一块横铺整块电脑屏幕的大白板，不过这一习惯可能令重度使用 iOS 和 iCloud 的读者生畏：网盘里多出了一堆文件夹，非常影响在 iOS 设备上浏览文件。介意的读者，可在文件夹名称末尾填上 .nosync，显然，这里有自动化空间，但是我几乎没时间用手动，无所谓手机端看到的桌面如何杂乱（Files 本就糟糕到不能再杂乱了）。
毋庸置疑，宣称这种嵌入式任务管理可以替代传统任务管理软件，属于不自量力；类似的，若以传统任务管理软件来要求嵌入式任务管理，也并不公平。在围绕文件展开的工作中，另设一个任务管理软件就过于冗杂，可能不如嵌入式提醒；但在其他场景下，传统任务管理或许依然有效。
关键在于，和种种“管理”的根本假设相反，从来不存在抽象的、机械的、可互换的任务，有的只是大相径庭的复杂工作。不面向真实世界的任务管理，都是耍流氓。
