如果你的老板想捧你，会让你做一次 PPT；如果你的老板想逼你辞职，会让你一直做 PPT。所以，你应当用最小的投资获得最大的演示收益，而根本不值得追求成为 PPT 高手。
估计没有人乐意做幻灯片——无论你管它叫 PPT、Slide 还是别的什么——我也不例外。我从事法律工作，平时招投标或展示方案一般有专业行政团队帮忙，但有些项目难免时间紧张，前脚做完后脚就要上场汇报，还是要自己动手。在紧锣密鼓的商业场合（而不是大学生创业花样秀），幻灯片的要害即是：快，大方，体面。
很不幸，除了第一个词有着明确标准，后面两个似乎全看心情——尤其是领导和客户心情。但也没那么坏，做幻灯片，大概可是看作艺术成分最稀薄的平面设计，多多少少还是可以用上 Robin Willians 的平面设计四原则1：对比、重复、对齐和亲密性。我此前在《Scapple 绘图之道》中应用过这套方法，画点简单的示意图屡试不爽。
如果你连前述四个词都不想了解——其实我也需要稍微回忆一下才能全部想起——那么只需要记住一件事：
对齐（Alignment）。
只要元素内部和元素之间都能对齐，马上就能做出不难看的幻灯片。本文以 Keynote 为例，技术细节为其专属，但思路大概通行于四海。
对齐文字
幻灯片设计丰俭由人，显然，本文取道极简，而唯独不能放下的便是秩序——无论是元素内部对齐，还是元素之间布置到位。试想一下日式便当盒：造型朴素，远不能与中国瓷器或阿拉伯琉璃杯盏等量齐观，但只要布置得当，几个简单的木格子也足以容纳并呈现食材，甚至还比昂贵的容器多了一份优势——不怕喧宾夺主。风格简单的幻灯片就像便当盒，不需要太花哨，其旨在凸现图文内容。这恰恰和商业展示一拍即合。
一定程度上，我也确实把幻灯片做成了便当，乍看上去就是大大小小的矩形组合。这种分解加叠加的还原论方法，不失为取巧之道，只需排好各个元素，再统一对齐——或者反过来想，先视内容多寡，将画面大致（等）分为几部分，再分而治之。然而 ，极简绝对不意味着没有章法。盒饭最忌像忙得焦头烂额的食堂工作人员一样胡乱舀起食物往餐盘角落一拍，幻灯片也怕随便插入几个图形就往里面打字。
先对齐各元素内部的文字，恐怕是做出得体幻灯片的第一步。如果你尝试过模仿别人的幻灯片作品，或者直接使用模板，往往会发现那些清爽大气的洋幻灯片其实很难直接使用：一旦往方框里面打中文，文字基本会挤成一团或贴到边角，就像被食堂大叔拍扁的食物，不忍卒睹。
其实，元素内部的文字参数丰富，通常需要视所选语言与字体加以调整，而不是一律双击之后马上打字。我所摸索的出来的参数固非铁律，好在适合多数中文字体，可将文字对齐至元素中间位置，倒也落得大方。参数设置如下：
- 依次点开元素的 Format、Text 到 Style 界面，首先将对齐方式设成两段对齐，符号是四道横线，在我所用的 Keynote 中是最后一个按钮（版本 13.2）。
- 往右缩进一个单位，以免文本和图形左侧粘成一团。
- 将文本位置设为居中。
- 移步 Text 的 Layout 界面，设置 Indents 为开头100个单位、左右各40个单位（pt）。此设置需与第一部的对齐方式配合方能正常生效，否则 Keynote 会尝试自动排版文字，导致偶有个别文字凸出来，破坏整体布局。
以上操作所对应的按钮，可见于下图两处红色高亮区域。
对齐元素
对齐各个元素内部的文本后，旋可统一画面上的全部内容。
组织各个元素时，最烦人的便是元素之间总有参差，很可能瞪大了眼睛、脸贴在屏幕上，结果还是多一个或少一个像素，在接合处露出一整条白色（背景色），看上去就像印刷出错的海报。其实，Keynote 可以开启参考线和自动对齐选项，让幻灯片编辑页面摇身一变，成为 Photoshop 或 Sketch 那样的画布，剩下的工作就像玩拼图或七巧板。
不过，默认情况下毫无参考线的踪影，你需要在 Keynote 的“Ruler”设置中开启。除了设置参考线起始座标的“Place origin at center of ruler”项，其他选项建议全部勾选。
此后再移动元素，便是眼观四路，动态辅助线自动贴着元素出现，上下左右移动几次，不仅能和附近元素对齐，也可以轻易将一组元素置于画布中间。
加点自动化调料
元素内的对齐，只需设置一两次，以后沿用模板便是，或者复制粘贴现有样式2；元素间的对齐，凭自动对齐和参考线也可操控大半。这样做出来的幻灯片，只要再注意节制用色、控制文字篇幅，便不失体面。
不过，若时常要做幻灯片，中途仍有一些自动化空间，长远来看也能省些力气。仍然围绕对齐话题，@文刀漢三曾写过《规范作图软件中对齐快捷键》一文，殊值注意：对齐操作本身也值得对齐。此言有理，毕竟，苟每换一款软件就从头开始学一套操作逻辑，未免是削足适履；更好的办法乃以通用方法一以贯之，简单中直白者如假借 Keyboard Maestro 等改键工具，统一操作。我在 Scapple 和 Sketch 等绘图软件中也有一套包囊上、下、左、右的对齐操作，《Scapple 绘图之道》亦有一瞥，至 Keynote，当然也希望沿用早已练就肌肉记忆的操作，而不是背一套新的快捷键。
此事不难，盖 Keynote 中靠左、靠右、靠上或靠下等对齐操作均有对应的菜单栏项目，可用 Keyboard Maestro 的“Select or Show Menu Item”模块控之。惟需注意，下图所示的模块设置仅限于英文界面，因为在操作语言更换后，对应的菜单栏项目路径与名称往往也随之而易，需要重新设置。
小结
本文所取之道，只是职场简便法门，与艺术追求相去甚远，断不能代替深思熟虑的设计。不过，对于多数人来说，PPT 只是非常边缘的一个办公技能，而在职场文化中，这条经验法则远比技术细节重要：如果你的老板想捧你，会让你做一次 PPT；如果你的老板想逼你辞职，会让你一直做 PPT。多数人本就不是设计师，而一般的商务场合既不需要也体现不出设计师的心血，你应当用最小的投资获得最大的演示收益，而根本不值得追求成为 PPT 高手。
不妨从零开始思考，以最少的投入，端出不丢面子的展示效果。