写杂文只是我的业余爱好,因此我可以大胆问自己一些血淋淋的问题,例如:我日常的文件夹,真的完全按照我所规划的组织吗?答案是:并不总是如此。
但这并不代表某种精神分裂,相反,真实的文件夹其实是一种珍贵的活化石,它既反映了你的预期和假设,也反映了在遭遇真实世界中的种种困难之后,最终得到了怎样的地形。这是一种赛博世界中的地质断层。
本文斗胆假借福柯的名气,胡乱使用他的考古学方法,试图分析归档文件夹背后的结构。我们会发现,因为好的文件夹结构,其实反映的是你的认知结构,这是任何傻瓜式工具或网红方法论都无法取代的。
我足够幸运,刚参加工作之际,就分到了足够繁重归档任务(看你是否足够乐观)。在律师事务所,归档文件的可悲之处在于,归档者往往是实习生、助理或行政人员,而非事业风生水起的执业律师本人,它们的首要目的也是应付内部协作系统检查以及律师行业协会检查。
领教过五花八门的归档资料后,我有幸收集了足够多的整理方法。传统的律所档案管理并不科学,并不符合办案人员的需要(毕竟,主要是为了应付检查),它们通常按年度归档,每一年有一个大文件夹,下设民事、刑事、行政、仲裁、常年法律顾问、非诉业务和涉外案件等不同类别。碰巧,我此前曾在司法机关实习,这种先年份、后种类的归档系统,也是不少官方机构的默认做法。
但前述通用做法完全不能反映使用者的认知结构。我经常发现,别说是行政人员,就连主办律师,偶尔也会想不起案件材料的位置,原因之一就是被文件夹误导了。假设一个案件横跨了三年(一个普通民事案件的周期往往在一年以上),你分别就一审、二审和执行各阶段签订了多个合同,那么,你很可能忘了特定文件在“2023-民事-XX号”中,还是在“2025-民事-XX号”下,或者,你以为某套资料在民事文件夹下,结果四处翻找后才想起来,当时签署的是其实咨询合同。分类初衷是好的,结果却容易导致一叶障目,正如侯世达所言,分类屏蔽了我们的视野。
不同于貌似规整的归档文件夹,律师们正在使用的文件夹看上去杂乱不堪,外人完全看不懂(请搜索类似的案例:乔布斯的办公桌),实则更符合办案人员的心理结构。和我一起代理某商业秘密案件的同事,如果你问他,去年第173号案件的起诉状在哪里,他会打开委托人发来的资料包,因为委托人(某大公司)要求使用模板;如果要 184 号的(两者同属系列案件),位置则是我们的协作文件夹,因为那个案子情形复杂,我们重新草拟了文书。易言之,工作经历是整理文件夹的重要依据,而非生搬硬套先验假设。
可惜,过于情景化的文件夹,旁人看不懂,可能本人过几年也看不懂。
让我们回到传统的分层归档文件夹,其真正问题在于层级过多,就像在厨房柜子里又是打柜门、又是挂帘子、又是装抽屉、又是叠保鲜盒,想要掏出一个削皮器,还要穿过三四道机关。这些纯属抢钱并伤害用户的设计竟如此流行,以至于多次荣登糟糕厨房设计榜单,这些榜单的存在,就说明糟糕的设计从未消失。
过多的文件夹层级,就像连设几道的橱柜门。正如逐渐流行的开放式厨房收纳一样,也有人尝试抛弃层层嵌套的文件夹,最极端的例子当属卡片笔记,其中的狂热分子直接以文件夹为假想敌,鼓吹要把几千上万条笔记挤进一个大文件,让思想在里面碰撞出更多火花(我很怀疑会不会只是酿成火灾,或者单纯熄火)。更适当的方法是取消一部分文件夹层级,转而在命名上体现层级结构,在整理工作文件时,我引入了案号,形成“年份+案件分类+流水号+案件描述”的形式,在一个大文件夹中收集所有经办案件。

(至于一些未立案的口头咨询,则创建以日期开头的文件夹,流水帐一般与案件文件夹并置,这些杂事只是留个记录,日后几乎不会用到,可不议。)
上述组织方式打破了多层文件夹分类的两个问题。一方面,所有东西都摆在眼前,就不存在文件夹造成的误导,不至于在一个错误位置中浪费时间;另一方面,我得到了工作资料的时间线记录,这是工作的天然记录,文件夹成了真实世界所发生之事的断层沉积。
重新梳理资料后,我意识到,我越来越喜欢用案号指代案件,而不是反复输入当事人名字。年份和案件流水号交叉,足以确定一个案件,毕竟每年案子那么多,不容易撞号。我之前回想一个案件时,脑子里想的是“2024年张三的案件”,现在则变成了“2024年046号”。我开始理解,为什么打电话到法院前台咨询案件进展时,书记员会不耐烦地提示“报案号,报案号”(在不知情的人看来,好像我在和特务机关接头一样),因为他们只需输入年份和案件流水号,就可以马上确定你想咨询的案件,不必问你当事人的姓氏是弓长张还是文章的章(某次,我为了解释当事人名字中的“兮”是哪个xi,背诵了《诗经》中的两首诗)。
编号就是效率,效率反过来改善认知结构,让你更多地采用编号,把工作文件的结构刻进脑子。
还有一个重要环节:LaunchBar。在 Finder 中,案号只是给了你一个流水线文件夹,而 LaunchBar 进一步允许快速定位。我在脑子里回忆一个案件的步骤,基本也是我在启动器里面定位目标案件的过程,例如,如果我想找 2025 年第 7 号案件,只需要在 LaunchBar 中按下 2025007
,我所想的文件夹就会浮到 LaunchBar 文件列表的顶部。
电脑上的文件夹何其多,但我甚至不需要先翻到工作文件夹,因为案号中的特殊符号——英文方括号——有助于从成千上万 LaunchBar 索引项中快速过滤它们。只需输入 []
,我就能看到所有案件文件夹,这还顺便滤除了未立项(因此也没有案号)的零散文件夹。

如果你是一个超级大忙人,觉得这还不够快,那么 LaunchBar 会根据你曾经使用文件夹的频率,调整文件夹排序,越常用的文件夹越有可能排在前面,最终几乎总是 LaunchBar 抢在我输入完整案号之前,就抽出了目标案件的资料。
在每个按键文件夹之下,我根据案件阶段分设子文件夹,表面上看,似乎又回到了传统层级文件夹的套路,但是进入这些文件夹的前提是我已经定位了具体案件,而几乎每个案件文件夹下的结构又差不多,不存在混淆或干扰。
例说,我会把 01
分配给收案阶段的材料,09
则是归档,加上其他几个数字,足以覆盖正常案件的完整生命周期。在办理案件时,有这样一个大致的框架,我就可以一个萝卜一个坑,把新产生的资料填进去,没有什么管理压力,事后翻找时也有迹可循。即便是刚毕业的助理,也可以很快找到我要的材料。
然而,当我翻阅过往文件夹时,却又常常发现自己多多韶山偏离过规则。例经常要使用的当事人身份资料扫描件,我根本没有放进任何一个文件夹(通常产生于收案阶段),而是直接丢在案件文件夹的第一个层级下。这也是断层的含义:你可以通过挖掘断面考察背后的规律,但不意味着断面就是规律。考察一个人的分类方式,就像考古学家挖掘地层断面。不能说哪种组织方式是对的那种是错的,只能说他们都反映了真实的工作,而我们从中总结或猜测一些东西,作为未来指导方针的规律。
文件夹系统和编码方式体现了工作环境和业务状况。我这套系统之所以没有崩溃,显然因为我不是一个过度拼命的律师,手头不会随时有上百个案件(且不谈是批量案件还是个个都拳拳到肉),尽管我很乐意看到业务拓展倒逼我改变文件系统的那一天。