用 Keyboard Maestro 为 Word 打造个性化批注工具箱

有两件事，可以判断你是不是身处一家传统企业：第一，同事和你说话时会不会用手指戳屏幕；第二，你收到的 Word 文档，其正文是否插满各色标注。

相信诸位读者，应该比较厌恶前述行为，我也无意为其辩护。但抛开比特素养不谈，这些粗俗的行为其实更符合直觉：屏幕仿佛在说“戳我”，文档似乎在喊“涂我”，均充满了示能（Affordance），让人想用最符合直觉的方式与之交互。至于 MacBook 那块黄油般的触控板，以及 Word 的审阅功能，反倒需要有人指导¹。

我也讨厌别人改动正文，但转念一想，对方可能在手机上看文档，还极有可能用微信看，此时花花绿绿的正文，倒比审阅模式兼容性更好。要不要直接标注正文，其实是职业习惯问题；摆脱了数字时代原住民的原教旨主义后，我也不惧于为 Word 设计一套高亮标注方案，助“乱涂乱画”为虐。

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功能概述

与 PDF 文档类似，Word 文档也可以标注，从各色文字高亮到多种下划线，样式选择更多。然而，Word 毕竟不是一款阅读器，设计者显然也不鼓励在中文里直接标注——至少不像标注 PDF 那样合法——设置文字背景色的选项，藏于工具栏的二级菜单，每次换颜色，都像在用医疗器械夹取细胞组织。

延续《用 Keyboard Maestro 为 PDF Expert 打造个性化批注工具箱》的思路，Word 的诸项批注功能，也可以集合于一个 Keyboard Maestro Palette 中，制作一个浮动工具栏，取代繁杂的原始界面。我选用了五种颜色的高亮功能，以及三种颜色的文字颜色，组成一个轻量级批注文具盒，用快捷键 ⌘Command-J 即可调出；选中一段文本，就能画上高亮记号或改变其颜色，如同用荧光笔和红蓝圆珠笔标注文章。

审阅文件时，有些客户特意要求在原文中标注，我通常会选用三种颜色，分别表示需要修改之处、我的修改意见以及修改原因。有些简单的文字性修改，则无需附上大段解释。就像文章开头所言，并非所有人都端坐电脑屏幕前，终日对着办公软件；很多人在手机上查看文档，并且连 WPS 都不装，审阅模式根本无法显示。而高亮和文字颜色虽是土药方，却包治百病，这又是一个低技术打败华丽功能的例子。

除了标注，我还设计了一个橡皮擦功能，用于去除高亮和彩色文字效果。无论过程如何方便为上，最终定稿总不能整得花枝招展；使用橡皮擦，就能批量去除全文的高亮痕迹，拿出一份得体的文稿。

自定义颜色

设置高亮和更改文字颜色均使用了 AppleScript，Keyboard Maestro 则负责将零散功能打包成组，方便调用——毕竟，如果分作七八个脚本文件，或者设置半打快捷键，估计还不如认命用 Word 原始工具栏。色彩之间的区分度够高就好，并不在乎美观（在正文中圈圈画画本来就和美感背道而驰）；但你可以重新设置颜色，以配合个人口味。

高亮和文字颜色用到了不同的 AppleScript 脚本（原作者为 StefanK），万幸相关参数均详细记录于 AppleScript 词典中，有据可查。就高亮而言，你只需将 [颜色] 改为 AppleScript 词典中的备选项，包括取消文字背景色以移除高亮效果（参数是 no highligh）。建议使用偏淡的颜色，因为 Word 并非阅读器，如果使用较深的底色，它也无动于衷，不作任何显示优化，文字和背景将糊作一团。

tell application "Microsoft Word"
    set {selection start:startIndex, selection end:endIndex} to selection
    set theRange to create range active document start startIndex end endIndex
    set highlight color index of theRange to [颜色]
end tell

不过，高亮多少暴力了一些，有些人更喜欢直接更改文字颜色，而非厚厚涂上一道高亮。设置文字颜色需要使用另一段代码，同样，将其中的 [颜色] 改成 AppleScript 词典中的可选项。如果将文字设置为 black，则相当于移除特殊颜色，回归朴素的白底黑色。前文提及的橡皮擦功能，其实就是 no highlight 背景色和 black 文字颜色的结合，并非 Word 真的提供了某种橡皮擦 API。

tell application "Microsoft Word"
    set {selection start:startIndex, selection end:endIndex} to selection
    set theRange to create range active document start startIndex end endIndex
    set color index of font object of theRange to [颜色]
end tell

相比为 PDF Expert 设置标注工具栏，Word 的门槛稍高一些，需要涉猎 AppleScript 脚本，偏偏 Word 的语法又不统一，文字颜色和背景颜色分数两个不同对象管控。但使用脚本的好处则在于速度够快，免去和图形界面的交互，批注瞬间就跃然纸上。

自定义触发方式

Keyboard Maestro 的触发方式（Trigger）不限于快捷键。既然是标注，则离不开光标，且以鼠标为佳；而鼠标按键的起落，同样可以作为 Keyboard Maestro Macro 的扳机。苟仅仅批注而不打字注释，我很可乐意放开键盘，单手挪挪鼠标完成工作；此时，就可以用鼠标调出 Palette。

我的 Logi 鼠标按键精简，惟中键有三种按法，按下、朝左拨和向右拨，第一种已经被系统占用（用于关闭标签页），后两种则可以自由更改，用于触发 Keyboard Maestro Macro；那些有更多按键的鼠标，更不在话下。在 Keyboard Maestro Macro 编辑页面中添加一个“USB Device Key Trigger”，点击图中录入按键信号的框框，再动动鼠标上拟用于触发的按键，即可将其录入。

和快捷键不同，鼠标按键需要各人重新录制，盖 Keyboard Maestro 会区分每台外接设备的按键，我这里的设置对诸君并不生效。

结语

Keyboard Maestro 中有许多过于老实的功能表述，“USB Device Key Trigger”之名就很朴实，估计除了常泡 Keyboard Maestro 论坛之人，一般用户很难想到；至于蓝牙设备也能作为触发器，更是由“USB”的字面意思无法推知。但这也是 Keyboard Maestro 的魅力所在：AppleScript、Palette 加上键鼠触发机关，三下五除二拼出一个能用的工具栏，就像赛博朋克小说里那些弗兰肯斯坦式的机械——我不奇怪它们能工作得很好，我赞叹它们居然可以工作。