写一本关于信息管理（Information Management）——或者说知识管理——的作品，不知该称其初生牛犊不怕虎，还是批它无知者无畏，盖信息管理和知识管理本身就难以界定。您可以问问任何一本信息管理或知识管理教程的作者，他知不知道什么是信息管理或知识管理？这个问题可以噎死绝大部分作者，堪称鉴别骗子的试金石，因为多数人根本没有仔细思考——最恐怖的事情，就是刚走出迷雾，却发现自己身处悬崖边缘。
然而，信息管理和知识管理已经成为一个众所周知的概念，就像东京市中心看不见的天皇——如罗兰·巴特所说——令想象之物“通过绕弯回转，围绕着某个空无的主题，循环展开”。
我试着承认信息管理是个轻如空气的概念，或者干脆是个自我应验的预言；在不惮与居高临下的布道者和江湖骗子割席的同时，我又拒绝陷入虚无主义，试着以摸象的方式，写一本没有本体论的信息管理/知识管理小册子。
信息？数据？
信息管理也好，知识管理也罢，常常和另一个概念纠缠不清：数据（data）。在朴素的观念中，“信息是数据的内容，数据是信息的载体”，从学院到法院都鲜有疑虑——没错，浙江法院在典型案例中就援引了前述观点。正如研究隐喻的专家乔治·莱考夫所言，将虚无缥缈的信息（以下以信息囊括知识）与数据视作物理实体，有助于理解。
绝大多数的信息管理软件也基于容器隐喻，暗示着自己是一间不用付土地出让金的图书馆，不囿于空间限制（只要你能付钱）。印象笔记号称要 Inbox 一切，Obsidian 宣布要成为你的第二大脑，The Brain 的野心更是写在其名字上……好吧，如果你像郑渊洁保存书信一样，往虚拟屋子里面塞文件，或许假以时日，连容器本身也会跟着升值。Evernote 创始人经历过冷战，他怀着最大的善意，希望为人类保存记忆，但建造更大的容器似乎并不能满足这一目标（至于该软件如今的吃相，则与创始人的初心南辕北辙），更大的空间除了与其说助长了信息管理，不如说滋生了松鼠症和收藏癖。
容器隐喻固然有便于理解的积极一面，然而，信息管理的脱缰野马早已冲破了这一藩篱。容器隐喻在中文界可以追溯到于良芝，于氏是情报学（即“信息”学）泰斗，在上世纪末从英伦带回了这件舶来品。然而，于氏在后续著作中批评了信息和数据的朴素观念，指出“信息就是数据和意义的结合”——换言之，读取信息，情境很重要。信息不再是永不过期的黄金，相反，它不仅可能过时，而且每次都需要解码才能中数据中提取出来。多数人可以很简单地从菜篮子中掏出土豆，但不是每个人都能读懂一句诗或一个公式。
不断往复思考，就是从数据到信息的过渡，即信息理论中的解码过程。如果信息管理不考虑使用者的思考活动，那它就是深陷容器隐喻的老古董。然而，何为思考？有两个站在连续统两段的观点，一种是“悟”，给你喝一碗喝水、一碗雨水、一碗井水，然后让你琢磨哪个年份的葡萄酒更应景；另一种则以建筑师巴克敏斯特·富勒为代表，他认为理解就是 (n^2-n)/2，其中 n 代表了需要考虑的对象数量。令人惊异之处在于，两个观点都是对的，而一款及格的信息管理工具，偏偏要兼具禅宗和数学家的气质。
信息管理工具并不是一个电子官僚，像管理库存一样管理着数据；相反，它既是一个禅宗导师，也是一个几何学家，提供了感性和理性两类方法，以便使用者能够提取信息——尤其是在存储时尚未意识到的信息，这才是最考验信息管理工具之处。
控制论科学家认为，文字中的信息是有限的，而实物则拥有无限的信息——事实上，文字中的信息也可以是无限的，端视其所处的环境（前述控制论学者从信息论的角度定义信息，他们的话在数学上一点儿都没错）。同样几篇笔记，在 Evernote 中，大概只是纸笔流水帐的电子翻版；而在 Obsidian 中，笔记之间的关联一目了然，你甚至可以定量分析，找出从一个命题到另一者的最佳路径；至于怪物级的 DEVONthink，则提供了更多维的视图，从关键词词云、相关度分析到词频曲线，方法配备了高倍率的实验仪器……一句话，工具的发展不断挖掘出新的“信息”，正如文艺复兴前后的油画作品，作者早已驾鹤西去，但分辨率更高的扫描仪让图像学研究又踏上新台阶。说起来，Diffusion 算法已经能够从一张图中提炼出画风，并据此画出相同风格的作品——你还会认为，信息管理，只是把大象放进冰箱、然后抓出来吗？
说到底，信息管理不能再当成从图书馆中取书的机械操作；相反，必须视为不断思考的动态过程，从数据之收集、整理到提取，全程都需要人脑或人工智能参与其中，连点成线。毕竟，“深思熟虑”（consideration）的 词根 是“con”和“sidereal”，其拉丁文原意便是：
群星闪耀。
笔记管理的路径：艰难的上升
笔记软件是信息管理市场的主力军，从 Evernote、OneNote、Obsidian、Logseq、Roam Research 到国内的一众模仿者，没有哪款软件敢松开信息管理的大蛋糕。诚然，笔记软件人人得而用之，尤其是在移动互联网中成长起来的一代，他们可能都 不知道文件管理是什么，只能理解界面时髦的笔记软件。可惜，就信息管理而言，依托笔记软件的路子根本走不通，就像一个天天在城市里开跑车的 good boy，忽然闯进了满是石块和坑洞的荒野。
盖笔记软件支持的文件格式有限，而所有能够在图文之外整出花样来的软件，几乎都可以引领一时风潮。Notability 录音功能一枝独秀，Good Note 模拟笔迹一骑绝尘，而让 Evernote 大红大紫的竟然是无限层级文件夹。世纪之交时，一个团队想做一款手写笔记工具，同时也能编写文档、添加便签、绘制草图或者创建表格，这款工具最初被命名为“Scribbler”，不过营销团队并不喜欢它；最终，软件发布时候的名字是——OneNote。
可惜，多数笔记软件都是私有格式，这限制了信息管理的可能。我很喜欢手写笔记，上学时曾把 iPad 写到存储空间告罄，但原生备忘录是私有格式，导出成 PDF 后就不能修改，这迫使我迁就它，不得不把截图、照片、录音都塞进备忘录，而这恰恰是许多笔记软件成长为信息管理工具的典型路径：你离不开它，只能叠床架屋，最终积重难返。如果你要收集蝴蝶标本，你会把它夹进书页，还是放进玻璃柜？前者不是不行，但手握厚厚一叠动物尸体的场面未免太恐怖。一个人不可能一辈子都在读大学低年级，而笔记软件似乎是大学生（尤其是考验学生和游手好闲之人）的政治正确之选，却没有考虑过更复杂的环境——我选择了断腕，丢掉那一年的笔记，奔向 Obsidian 和 DEVONthink 的山头，筚路蓝缕。
我建议您看看那些“信息管理老师”是不是印象笔记推广大使，或者有没有参加任何软件的圆桌会，如果有，则他们口中的“信息管理”，八成是掺了水或脱了脂的信息管理。
文件管理的路径：破竹的降维
如之前所述，从笔记管理进化到信息管理，必然要面对文件格式的崇山峻岭。实际上，一款笔记软件如果能够支持几乎所有格式，要么它原本就拥抱通用格式，比如 Obsidian；要么它自身就是个文件管理工具，例如 DEVONthink。后者自不待言，前者同样不排斥文件管理工具，是故信息管理，不如一开始就做好拉长战线的准备，从文件管理入手。
盖文件管理之于电子世界，如同博物馆或档案馆之于物理空间，保留了第一手资料，而不是书页之间压扁脱水的标本。一旦我们接受“信息是数据和意义的结合”，就不敢再使用晒成果干的数据。照片有拍摄参数，从网页打印而来的 PDF 有来源地址，而一旦将这些文件导入笔记软件，结果通常是失去元数据——毕竟，笔记软件为什么要帮你保留它们用不到的数据？更不要说，在导入导出之间，照片、音频和视频可能损失质量。概言之，笔记软件提供了一个向度的使用方式，却忽视了通过其他途径提取信息的可能；而文件管理，则是更保险的策略。
而且，正因为信息管理抽象，所以不得不拉长时间线，做好长期工作、不断调整的准备。面对一个没有人能够说清的概念，怎么能痛下杀手，选定一款软件呢？最老牌的笔记软件 Evernote，成功用一层套一层的会员制度锁住了用户数据，起码我是没有胆量将哪怕一个比特放在它的服务器上。
文件管理，其实不依赖任何第三方软件，甚至 有人 摸索出一套可以用于任何操作系统的文件管理体系，并用它工作和写作大半辈子；而第三方文件管理工具也通常兼容原生系统，例如 DEVONthink，本质上就是在 Finder 这间屋子里开了一个新窗口，给你不同的观看视角罢了。
这大概是笔记教程多如过江之鲫，而文件管理教程凤毛麟角的原因之一：写文件管理教程的作者往往从开发商那里拿不到一分钱，至于 DEVONthink 这样的高价软件，也不是几个生产力网红博主就能吹得动的。然而，没有油水可捞的领域更容易出现宝藏，好像阿拉斯加荒原里析出的金砂。
小结
至此，我可以交代一下，这本册子基本上在讲文件管理，但也不介意 Obsidian 和 DEVONthink 等格式开放的工具，因而会有不少笔记管理的内容。这一点都不奇怪，一如图书馆中会藏有手稿，文件管理和笔记本身就存在重叠。
但这本册子，又不限于把文件整理得整整齐齐，也无意在内卷的笔记术领域讨一杯羹。我希望以文件管理和笔记管理为核心方法，摸索着信息管理的轮廓。我们可能永远不会知道什么是信息管理，但我很确定，这个盲人摸象的过程，必定触及了信息管理中最重要的一部分。