指示性标签，从文件管理到任务管理｜限时试读

本文选自《信息管理，文件为本位的方案（增订版）》，限时试读中，欢迎选购完整栏目。

从来没有人规定标签只能用一个体系，或者只有一类用途。上一篇文章中，我展示了一种基于图书馆编码的标签体系，把它作为认识信息的工具，这是标签在“HOW”维度上的延伸；本篇中，我尝试把标签和实际工作结合，指示一份文件或者一篇笔记所属的阶段或下一步行动。

这一类标签修改非常频繁，端视工作进度如何，与文件本身的内容关系不大，我将其称为指示性标签。

从使用频率上来看，指示性标签远比描述性的标签来得频繁。毕竟，当你不再从事某一个领域的工作或研究时，相关标签，可能就会废弃不用；而指示性标签不同，不管你从事哪个行业，总会涉及到项目的不同阶段，此时指示性标签就可以充当最简单最鲜明的提示。¹

少谈谈优先级，多想想怎么做

指示性标签并非无根之木，大多数读者可能已经用过其雏形，就是它：@p1。

在 Todoist 等任务管理工具中，@p1 之类的标签表示第一优先级，本意很好，旨在从一系列任务中挑出最紧急的，防止你忘掉。惜乎任务总是瓜瓞绵绵，不断出现，排在第一梯队的任务很快就会填满整个屏幕，于是用户只能设置第二优先级、第三优先级——一旦迈开第一步，优先级体系其实已经失效了。

原因在于，优先级标签只是在竭力引起你的注意，告诉你“我很重要”，但是没有告诉你接下来要做什么。设计师 Norman 指出，成功的提醒应该有两个方面，兼具信号和信息。优先级标签只满足了第一项，忽视了后者，难以成为成功的提醒方式。

理想的提醒必须有两个组成部分：要记住某事的信号，然后是它是什么的信息。

我所做的事情非常简单，就是补充第二个维度：情境。换言之，具体操作。

意识到优先级过于粗糙的人远不只我一个，改进后的标签体系也应运而生：状态标签，比如说 准备中、进行中、待交付 和 已回档。用这组标签描述一个项目中所用到的文件和文件夹，已经比第一优先、第二优先、第三优先的无穷倒退进步了很多，可惜仍然没有指出关键信息：一个任务处于某种状态，又怎么样，意味着什么呢？管见以为，关键问题是下一步行动。就拿现在这篇文章的草稿来说，由于写作只是我的业余爱好，没有截止时间，因此本文草稿在我的电脑上呆了好几年；如果使用阶段标签，它就会一直顶着 进行中 的标签而永远不会有任何进展，和一大堆我想做但暂时腾不出时间的文件堆在一块儿，最终成为电子活化石。

使用指示性标签，方知下一步行动。我没有 写作中、排版中 这样的状态标签，而是使用了 toWrite（去写）、toPic（去配图）和 toPub（去发布）这些标签。这不过是就写作而言的常见操作，其他场景下，标签可能会更简单或更复杂。再如阅读文章，我就只有一个维度：看，没有什么稍后看、过几天看以后再看、放进愿望清单这种无穷倒退式的标签分类。

给指示性标签取名字时，可以动点脑筋，尽可能按照操作顺序排列。原生文件管理器和 DEVONthink 都支持根据标签分组展示信息，因此，如果命名得当，从上往下一字排开的文件便处于各个操作阶段。Finder 还拥有两种非常醒目的视图，可以更好地突出标签，分别是：

1. 列表视图加根据标签分组，快捷键是 ‌⌘Command-2 加上 ‌⌥Option-⌘Command-7；
2. 图标视图加根据标签分组，快捷键是 ‌⌘Command-1 加上 ‌⌥Option-⌘Command-7；

Finder 的标签管理其实比较中规中矩，只是根据名称来排列标签，指示性标签和用于描述文件的标签可能会混杂在一块儿。幸好 Finder 可以设置颜色，我给所有指示性标签都设置了颜色，而描述性标签则空着，如此一来，描述性标签一般就不会出现。²如果你实在很想区分两大类标签，可以在层级标签体系中专门留出一个空位，比如把 X 的编码位留给指示性标签，这样指示性标签就会显示在最后面，和一般的描述性标签分开。

而在 DEVONthink 这类支持标签组的软件中，区分两类标签就更简单了，你可以从一开始就设置两组标签。

小议信息管理中的任务管理

指示下一步操作的标签可能会引发误会，让人发问：这样组织信息，置传统的任务管理工具于何地？在其他信息管理体系中，这个疑问或许成立，但是在本作的语境——基于文件的信息管理——下，问题本身就不存在。

对于传统的任务管理工具的需求，往往源自因为信息散落四处的不幸境遇。经典的任务管理工具，比如 Things 和 OmniFocus，都以强大的超链接支持为豪，这本身就意味着其背景环境中要处理的信息分散在不同软件中，才不得不用超链接，才不得不需要一个收件箱，才不得不需要一个专门的任务管理工具。对于 iOS 自动化高级玩家而言，一项经典挑战就是通过 Shortcuts 或 URL Scheme 把待读文章发到任务管理工具中³，我早些年写杂文时也不能免俗。

用任务管理工具管理稍后读的例子很美好，但更舒服的任务管理方式是把要读的文章推到你眼前。

本作品提倡以看得见摸得着的文件为基本单位，不至于在互相割裂的信息管理工具之间辗转奔波——很大程度上，信息管理工具本身就是一个超大的任务收件箱，而且正如我在文件夹相关章节中所说，他们是第一手的、最真实的收件箱，没有经过任何过滤，恰恰比传统的任务管理工具，更能反映真实的信息处理历史。

界面设计领域有一句名言：界面终归只是一个界面，而我真正关心的是界面背后的任务。用在这篇文章里，不妨说我们要处理的是信息，而不是一系列的任务，如果能够直接把标签标在要处理的文件、笔记或者文章上面，减少一层隔阂，或许不仅让信息管理受益，也更有利于任务管理。

——对了，那个想方设法要消灭界面的界面设计师，他当时所设计的恰恰就是任务管理工具。⁴

用启动器快速打标签

在上一篇文章中，我们介绍了如何快速输入描述性标签，当时我推荐的工具是各种自动化工具的搜索框。之所以要用搜索，是因为描述性标签数量确实太多，难免需要用关键词搜索一番。而指示性标签相比之下简直就是珍稀动物，我的电脑上还不到10种，而每一种使用率都非常大，因此快速输入指示性标签不仅可以，也是应当。

快速输入标签基本有两个方向，一种是直接绑定快捷键，比如你常用的标签是10个，那就用0-9各绑定一枚快捷键；另一种是借用第三方工具。第一种方法后续维护成本太高，我在这个问题上被折磨了将近十年⁵，就算你愿意继续浪费时间，恕我也不乐意奉陪。最好直接使用自动化工具——读过我其他文章的读者大概知道，如无必要，我绝对不会推荐第三方工具，但标签，恐怕没得选。

既然选了第三方工具，最好避开快捷键，盖其属于稀缺资源，总是用一组少一组，如果把每个标签都绑一个快捷键，容易占据其他软件的键位。我建议使用 Alfred 或 LaunchBar 等启动器，它们可以读取系统中现存的所有标签，以便在启动器界面中浏览、选用，不需要记住任何快捷键。LaunchBar 选择标签的过程很微妙，你可以按一次 P 来定位所有“P”开头的标签，如果出现首字母相同者，那就继续按后几位字母，例如通过 t、o 和 p 三次按键，找出 toPub、toPic 和 toPrt 这组标签。

LaunchBar 胜在可以记住你使用标签的频率，由于指示性标签本身就用得频繁，而描述性标签平均下来的出场率很低，因此在我的启动器中，所有指示性标签都排在最前面，我可以凭着肌肉记忆闭着眼睛输入。这也可以算是一种算法推荐——当然，是褒义的。

小结

Obsidian 论坛的核心成员 Konik 将我所谓的指示性标签称为“动词标签”（verb-based tag vocabulary），她用了一篇论文的篇幅去论证文件夹优于标签，但最后还是留下了动词标签（指示性标签）。如果将本作的原则贯彻到底、不滞于任何一款软件，恐怕描述性标签会被集体放弃，但精锐的指示性标签仍然能够继续发力。