第一个顶级文件夹就是资料文件夹，相当于个人信息管理中的图书馆，不仅为现在的你服务，也要考虑到三五年甚至十几年、几十年之后的自己——图书馆未来的读者。
材料文件夹在将来可能用于完全不同的目的，因此他的结构最好尽可能通用，避免局限于某一种目的。1借鉴林迪效应（Lindy Effect），一种长寿东西或许可以存续更久，因而传统的图书馆组织方式可以给资料文件夹提供启发。
编码，领域
划分资料文件夹最自然的依据是领域（area），先不考虑亚历山大图书馆的陈年往事，我们自己也有第一手经验：一般人的电脑中都有“工作”和“生活”两大类文件，毕竟多数人的专业或者职业只属于某一个领域，同时他往往会对另一个领域产生兴趣，将其作为自己的业余爱好。前人们早就已经为我们准备好了一套信息管理方式，即根据知识领域划分资料。
在文艺复兴黎明之前，西方人主要根据理性秩序划分领域，比较体面的学科包括医学和法律，而最崇高的系神学（想想我们的图书馆，某哲学占据了第一个大类）。
现代意义上到图书馆分类编码是美国人杜威在 19 世纪发明的，此前虽然早有编码，但只是表示书架位置。杜威功在结合了知识领域和数字编码，方便使用者——尤其是读者，而不是专业图书管理员——可以按图索骥。其他国家也纷纷效仿，比如我国也有自己的图书编目方法（中图法），使用英文字母而不是杜威的纯数字，并且还有一些复杂语法，能够表示的知识领域也更加细致。
简言之，杜威之后的分类法大大方便了普通读者，让他们容易知道某一领域的书籍置于图书馆的哪个位置，而在此之前，只有学富五车的图书馆管理员才可能对图书馆的布局了如指掌。难怪许多有心人尝试把杜威的编码用在个人信息管理中。具体使用哪一种编码方式不是大问题，你甚至可以完全改变现有编目方法中的对应领域，让它符合你的信息管理习惯——只要你没有偏执到使用天干地支当编码。我借鉴了中图法的语法（但领域是自己划分的），取领域的首字母缩写，带有比较明确的意义，比纯粹的数字更形象。
然而，图书编码旨在为各个不同领域的读者提供读书，个人信息管理所要服务的通常只有一个人，因此原始编码系统恐怕过于笨重：在宏观的角度，涵盖领域太多，但是绝大多数人一生恐怕都不会接触其中大部分的领域；而在微观上，杜威用于分类图书的编码又不足以详尽描述一个小领域，尽管你可以引入复杂语法（像中图法那样），但对于文件夹来说，似乎也太重了。
个人信息管理和图书馆编码之间的平衡点在哪里呢？管见以为，在于个人编码应当逐渐生长，而非一蹴而就。图书馆编码一视同仁，可以代表广袤的知识领域；而一个人所能涉足的只是冰山一角。借鉴图书馆编码最可靠的方式，或许是先把已经涉猎的领域编上编码，完全陌生的领域，则待相遇时再考虑纳入信息管理系统。也有人完全无视既有编码系统，比如 Johnny 就建议自己从头创设一套十进制编码，我没有这个自信，还是更愿意吸收一些既有成果。
我目前设置的领域文件夹并不多，只有六七个，除了工作以外，主要是辅修课程和烹饪、户外、运动和编程几个爱好领域。我也乐于阅读其他领域的信息，但在我有一定能力辨别前，不会把他们纳入现有信息管理系统，而是放进各个小领域的单独文件夹，日后引用时，一看来源，就知道来自我熟悉的领域还是陌生天地，如果是后者，就不能轻易使用。我读的专业是文科，这个专业的人好像特别妄自菲薄，非得引入一些理科方法，某位法律经济学教授颇喜结合进化论和法律哲学，得出惊天动地的理论，可据说这位教授被同行用一句话直接噎死：“我也懂法律经济学”。敬畏自己的领域，更要敬畏不懂的领域。
图书馆编码赋予我们极大的能力，让我们似乎可以管理天南地北、过去未来的所有信息，但我们必须破除“尽知天下事”的自负，不断提醒自己这样一个现实：领域固然可以一字铺开，然而认识却只能一步一个脚印走出来。
小专栏：为什么最好不要笼统使用“生活方式”这一分类？
许多人自称“生活家”，好像对任何一个非正经领域都了如指掌：种花、手作、咖啡、啤酒、威士忌、电子游戏……这些领域中的信息，如果只是作为日常消遣，酒肉穿肠过，倒也无可指摘；然而若是以信息管理的角度视之，则必须严肃对待。
须知当今世界，一个杂学爱好者所接触到的知识都是被高度封装、层层打包的，尤其是入门门槛比较低的领域，信息形成的过程往往被隐藏在黑箱中，如果轻信这些信息、甚至把它们应用到更加严肃的领域，轻则闹笑话重则丢饭碗。我自己的工作是世上最严肃的职业之一，但我也不敢小巧其他领域，不敢为养花博主和烹饪网红的信息商品买单，以免污染整个信息管理系统。
每一个领域都有自己的研究方法，或者所谓的套路。如果想对领域有所了解，即便只是最粗糙的印象，最好老老实实了解一下该领域信息的形成过程，打开黑箱。因此，我建议——至少是部分——接受传统的领域划分方法，即便你只是想做一道咖喱，或许也值得建立一个“烹饪”资料库，拆开咖喱烹饪过程，把背后的食材、工序或许还有文化一次性整明白。毕竟一个不问为什么就拿刀剁食材的烹饪爱好者，和一个不问理由就拿刀砍人的黑社会又有什么区别呢？
前几年有一本关于睡眠的畅销书《為什麼要睡覺？》2，结论没有什么大毛病，而且确实改变了我们对睡眠的长期误解，非常实用；但如果你把其中的观点当作教条，那么你现在怎样嘲笑五十年前的人，再过五年，下一代就会怎样嘲笑你。我并不是医学方面的专业人士，不过我家里有几位医生，他们告诉我这类科普书背后的统计学技巧和话术伎俩，比如最经典的：偷换参考对象。如此一来，日后如果再遇到睡眠或者其他关于生理学的内容，我就有了一些比较基础的检验手段，这就好像在信息管理系统中设置了隔离区和免疫机制，陌生领域的信息涌入时可以先进入“隔离区”，不会马上成为你的背景知识，在不知不觉中影响你的认知。
媒介
划分领域之后，又如何继续组织文件夹？一种想法是接着细分领域，但这只是回避问题。如前所述，在组织文件夹时，领域最大的价值不是让你左右逢源、广搜典籍，而是让人意识到生而有涯，进而保有谦卑进取之心，因此划分一层、获得一张粗糙的信息地形图，领域的任务——至少在文件夹方面——就结束了。
领域文件夹之后的划分，仍然可以从图书馆的布置中汲取经验。信息管理的目的是使用信息，而使用就应当追求可靠；惜乎人们倾向于相信一切，像笛卡尔那样的怀疑主义者终归是极少数，因而就需要一些外部的可靠程度指标，避免流于内容却对形式习而不察。尝试过各种划分方式之后，我发现最有助于判断信息载体可靠性的划分方式就是——媒介。盖不同媒介有着迥异的生产流程，媒介差异本身往往可以充当可靠程度的指标：新闻，文章，论文，专著……尽管这条光谱上有一些曲折乃至往复，但总体上还是越往右边越可靠。实体图书馆天然根据媒介划分区域，除占据建筑主体的书柜，还有报刊区、多媒体区等，这是一种附赠的可靠程度划分方式。
- 文章：发布最快，无需审查，但质量也偏差较大，既可能是最美味的鲜酿，也可能是迎合读者的水啤。尤其是科技界，每次出来一个新技术，那几个热门博主就会凑成吉祥三宝，好好褒贬一番，可是，诸如“Google 搜索广告变多了”这种事情我还需要引用某个明星的话吗？文章来得快，去得也快，可能在信息管理系统中展示相当篇幅，但不见得是最可靠的。
- 讨论：更加无需审查，而且不讲究长短，简直是一场自制毒品聚会，但如果有几个能够控场的社区成员在场，就可以把一场思想炼金术派对引导成观点的精炼工坊，倒也很有启发性，我在 Zettelkasten 论坛和 DEVONthink 社区中都获益良多——只是需要谨慎提炼。
- 论文：相比前两者，论文有同行审查，比较可靠，当然也需要读者本身练就一副火眼金睛，通常而言，一个人往往对自己专业领域的论文比较有把握，同时又容易上其他领域“水文”的当，这正是一开始先划分领域的原因，避免把媒介当作唯一的指标——在区分媒介之前，我们就先划分了领域。
- 专著：如果说今日的论文水分越来越大——其实从最开始就有掺杂——那么专著多少加了一层门槛，篇幅和时间跨度都更大。如果专著从论文拓展而来（而不是单纯汇编成册），那么其可靠程度往往更高，而且可以补充。吴国盛的《希腊空间概念》在同名作品基础上再添多篇系列论文，即便作者谦称只是概括了西方世界的成果，其综述价值也极大；朱庆育的《民法总论》以《法律行为概念疏证》为核心，绽放美丽的理论雪花。
- ……
上面所列的媒介，多少有些经验主义，以我所涉猎的图文为主，较少涉及视频、音频等媒介，熟稔这些介质的读者可以自行尝试总结。总之，若以提炼观点、事实等命题为信息管理的目的，在我的各个数据库中，一般有以下几个媒介文件夹（并不同时具备）：
- Articles，文章，通常是未经审查的命题；
- Books，书籍，一系列命题组成的完整语境；
- Comments，讨论，一系列未经审查的命题之对撞；
- Papers，经过同行审查的命题；
- Diagram 和 Video，命题的可视化；
- Manuscript 和 Notes，我自己加工过的命题及其周边材料。
读者可能留意到，我特意选用了不同的首字母，以便在定位文件夹时更快精确。macOS 系统有一个特性，几乎在任何列表形态的界面中，你都可以用首字母、数字或符号定位，比如在 Articles、Books、Comments、Papers 这一串儿文件夹中，只需要按一下 B，就可以精确选中 Books 文件夹。类似的妙处也见诸领域文件夹，只要你采用了数字或字母编码，选文件夹就非常快捷，好像狙击枪一样。久而久之，翻找文件就会形成肌肉记忆，比如想找“政治领域的论文”，就可以按下 P000、⌘Command-↩Return 和 P，就像在身后的书架上闭着眼睛抽出一叠资料一样。要是你有 LaunchBar 之类的启动器，全键盘操作就更像一套武术，咔嚓咔嚓即可找出文件，一般都犯不着搜索。
为何不见消费资料？
读者们可能已经发现，在我所展示的分类体系中，并没有从一开始就采用音乐（music）、视频（video）、照片（picture）这一最常见的分类方式，而无论是 macOS 还是 Windows，这些文件夹都牢牢占据了电脑的根目录，无法删除又如此显眼甚至碍眼，难道他们对信息管理就不能起到什么积极作用吗？我的看法是，这些文件夹从一开始就不在信息管理的范畴，它们面向的仅仅是消费资料、娱乐资料。
从小说家毛姆到媒介理论家波兹曼，信息的经典二分法都是**“娱乐-自我提升”**，尽管各人的用词有所不同。《月亮和六便士》的作者毛姆指出，信息可以分为提供愉悦的和提供指引的，并且他把自己的小说归为娱乐资料。不是是娱乐不好，而是信息管理的目的应当不是娱乐，而是为未来提供指引，促进自我提升，因而娱乐资料最好不要放进信息管理体系。
当然，一段信息一份文件究竟是消费资料而隔绝在外，还是应当纳入信息管理体系，最终取决于各人的生活工作背景。我在高中和大学时曾经混迹于乐队，如果采用现在的信息管理体系，很可能就会专门为音乐创建一个文件夹，其中收录他人演奏的曲目、自己演奏片段的录音以及音乐理论材料（我接触过几位歌手，他们差不多是这么干的）；但我在这一爱好上并未继续深入，目前来看，电脑中绝大多数的音乐文件对我来说就只是消费资料了。
归根结底，音乐、视频、照片等文件夹的划分，其实是在媒介分类中嵌入了娱乐的意识形态。3抛开娱乐成分后，媒介划分本身可取，前文也推荐了相关方法。在我的资料文件夹中，几乎每个领域下面都有视频文件夹，但通常是采访记录或者实验录像，直接提供事实或者观点，而不是难以捉摸的情绪——一句话，不是“娱乐”。看电影固然也是我的业余爱好之一，只不过我有一个专门的电影文件夹，其中收集了我想要严肃观看的影片，几乎每一部我都“拉片”看，写过观影笔记，并且无数次把其中的情节用在较为严肃的场景下，或而写进分析报告（专业工作），当作一个容易引起共情的例子，或而专门写一篇电影研究的小文章（个人爱好）。惟需注意，媒介划分不宜太早，毕竟媒介类型总是随着技术进步不断增加，Windows 似乎已经有了一个3D文件夹，日后新媒介想必是只增不减，到时候这种根据媒介来划分的方式，恐怕就积重难返。
总之，请无视电脑目录下的那几个媒体文件夹。各种类型的媒介只是信息管理中的不同材料，在完成顶级分类和领域划分之前，根本轮不到按照媒介类型划分文件，而在被划入文件层级管理体系之前，这些媒体文件夹中的材料通常也只是消费品，不必费心谈什么“管理”。4