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本文选自 UNTAG 付费栏目 《信息管理,文件为本位的方案》 第三章,目前限时免费试读。栏目正处于上架优惠期间,欢迎选购。

第一个顶级文件夹就是资料文件夹,相当于个人信息管理中的图书馆,不仅为现在的你服务,也要考虑到三五年甚至十几年、几十年之后的自己——图书馆未来的读者。

材料文件夹在将来可能用于完全不同的目的,因此他的结构最好尽可能通用,避免局限于某一种目的。1借鉴林迪效应(Lindy Effect),一种长寿东西或许可以存续更久,因而传统的图书馆组织方式可以给资料文件夹提供启发。

编码,领域

划分资料文件夹最自然的依据是领域(area),先不考虑亚历山大图书馆的陈年往事,我们自己也有第一手经验:一般人的电脑中都有“工作”和“生活”两大类文件,毕竟多数人的专业或者职业只属于某一个领域,同时他往往会对另一个领域产生兴趣,将其作为自己的业余爱好。前人们早就已经为我们准备好了一套信息管理方式,即根据知识领域划分资料。

在文艺复兴黎明之前,西方人主要根据理性秩序划分领域,比较体面的学科包括医学和法律,而最崇高的系神学(想想我们的图书馆,某哲学占据了第一个大类)。

现代意义上到图书馆分类编码是美国人杜威在 19 世纪发明的,此前虽然早有编码,但只是表示书架位置。杜威功在结合了知识领域和数字编码,方便使用者——尤其是读者,而不是专业图书管理员——可以按图索骥。其他国家也纷纷效仿,比如我国也有自己的图书编目方法(中图法),使用英文字母而不是杜威的纯数字,并且还有一些复杂语法,能够表示的知识领域也更加细致。

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中图法的大类划分

简言之,杜威之后的分类法大大方便了普通读者,让他们容易知道某一领域的书籍置于图书馆的哪个位置,而在此之前,只有学富五车的图书馆管理员才可能对图书馆的布局了如指掌。难怪许多有心人尝试把杜威的编码用在个人信息管理中。具体使用哪一种编码方式不是大问题,你甚至可以完全改变现有编目方法中的对应领域,让它符合你的信息管理习惯——只要你没有偏执到使用天干地支当编码。我借鉴了中图法的语法(但领域是自己划分的),取领域的首字母缩写,带有比较明确的意义,比纯粹的数字更形象。

然而,图书编码旨在为各个不同领域的读者提供读书,个人信息管理所要服务的通常只有一个人,因此原始编码系统恐怕过于笨重:在宏观的角度,涵盖领域太多,但是绝大多数人一生恐怕都不会接触其中大部分的领域;而在微观上,杜威用于分类图书的编码又不足以详尽描述一个小领域,尽管你可以引入复杂语法(像中图法那样),但对于文件夹来说,似乎也太重了。

个人信息管理和图书馆编码之间的平衡点在哪里呢?管见以为,在于个人编码应当逐渐生长,而非一蹴而就。图书馆编码一视同仁,可以代表广袤的知识领域;而一个人所能涉足的只是冰山一角。借鉴图书馆编码最可靠的方式,或许是先把已经涉猎的领域编上编码,完全陌生的领域,则待相遇时再考虑纳入信息管理系统。也有人完全无视既有编码系统,比如 Johnny 就建议自己从头创设一套十进制编码,我没有这个自信,还是更愿意吸收一些既有成果。

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我的领域文件夹

我目前设置的领域文件夹并不多,只有六七个,除了工作以外,主要是辅修课程和烹饪、户外、运动和编程几个爱好领域。我也乐于阅读其他领域的信息,但在我有一定能力辨别前,不会把他们纳入现有信息管理系统,而是放进各个小领域的单独文件夹,日后引用时,一看来源,就知道来自我熟悉的领域还是陌生天地,如果是后者,就不能轻易使用。我读的专业是文科,这个专业的人好像特别妄自菲薄,非得引入一些理科方法,某位法律经济学教授颇喜结合进化论和法律哲学,得出惊天动地的理论,可据说这位教授被同行用一句话直接噎死:“我也懂法律经济学”。敬畏自己的领域,更要敬畏不懂的领域。

图书馆编码赋予我们极大的能力,让我们似乎可以管理天南地北、过去未来的所有信息,但我们必须破除“尽知天下事”的自负,不断提醒自己这样一个现实:领域固然可以一字铺开,然而认识却只能一步一个脚印走出来

小专栏:为什么最好不要笼统使用“生活方式”这一分类?

许多人自称“生活家”,好像对任何一个非正经领域都了如指掌:种花、手作、咖啡、啤酒、威士忌、电子游戏……这些领域中的信息,如果只是作为日常消遣,酒肉穿肠过,倒也无可指摘;然而若是以信息管理的角度视之,则必须严肃对待。

须知当今世界,一个杂学爱好者所接触到的知识都是被高度封装、层层打包的,尤其是入门门槛比较低的领域,信息形成的过程往往被隐藏在黑箱中,如果轻信这些信息、甚至把它们应用到更加严肃的领域,轻则闹笑话重则丢饭碗。我自己的工作是世上最严肃的职业之一,但我也不敢小巧其他领域,不敢为养花博主和烹饪网红的信息商品买单,以免污染整个信息管理系统。

每一个领域都有自己的研究方法,或者所谓的套路。如果想对领域有所了解,即便只是最粗糙的印象,最好老老实实了解一下该领域信息的形成过程,打开黑箱。因此,我建议——至少是部分——接受传统的领域划分方法,即便你只是想做一道咖喱,或许也值得建立一个“烹饪”资料库,拆开咖喱烹饪过程,把背后的食材、工序或许还有文化一次性整明白。毕竟一个不问为什么就拿刀剁食材的烹饪爱好者,和一个不问理由就拿刀砍人的黑社会又有什么区别呢?

前几年有一本关于睡眠的畅销书《為什麼要睡覺?》2,结论没有什么大毛病,而且确实改变了我们对睡眠的长期误解,非常实用;但如果你把其中的观点当作教条,那么你现在怎样嘲笑五十年前的人,再过五年,下一代就会怎样嘲笑你。我并不是医学方面的专业人士,不过我家里有几位医生,他们告诉我这类科普书背后的统计学技巧和话术伎俩,比如最经典的:偷换参考对象。如此一来,日后如果再遇到睡眠或者其他关于生理学的内容,我就有了一些比较基础的检验手段,这就好像在信息管理系统中设置了隔离区和免疫机制,陌生领域的信息涌入时可以先进入“隔离区”,不会马上成为你的背景知识,在不知不觉中影响你的认知。

媒介

划分领域之后,又如何继续组织文件夹?一种想法是接着细分领域,但这只是回避问题。如前所述,在组织文件夹时,领域最大的价值不是让你左右逢源、广搜典籍,而是让人意识到生而有涯,进而保有谦卑进取之心,因此划分一层、获得一张粗糙的信息地形图,领域的任务——至少在文件夹方面——就结束了。

领域文件夹之后的划分,仍然可以从图书馆的布置中汲取经验。信息管理的目的是使用信息,而使用就应当追求可靠;惜乎人们倾向于相信一切,像笛卡尔那样的怀疑主义者终归是极少数,因而就需要一些外部的可靠程度指标,避免流于内容却对形式习而不察。尝试过各种划分方式之后,我发现最有助于判断信息载体可靠性的划分方式就是——媒介。盖不同媒介有着迥异的生产流程,媒介差异本身往往可以充当可靠程度的指标:新闻,文章,论文,专著……尽管这条光谱上有一些曲折乃至往复,但总体上还是越往右边越可靠。实体图书馆天然根据媒介划分区域,除占据建筑主体的书柜,还有报刊区、多媒体区等,这是一种附赠的可靠程度划分方式。

  • 文章:发布最快,无需审查,但质量也偏差较大,既可能是最美味的鲜酿,也可能是迎合读者的水啤。尤其是科技界,每次出来一个新技术,那几个热门博主就会凑成吉祥三宝,好好褒贬一番,可是,诸如“Google 搜索广告变多了”这种事情我还需要引用某个明星的话吗?文章来得快,去得也快,可能在信息管理系统中展示相当篇幅,但不见得是最可靠的。
  • 讨论:更加无需审查,而且不讲究长短,简直是一场自制毒品聚会,但如果有几个能够控场的社区成员在场,就可以把一场思想炼金术派对引导成观点的精炼工坊,倒也很有启发性,我在 Zettelkasten 论坛和 DEVONthink 社区中都获益良多——只是需要谨慎提炼。
  • 论文:相比前两者,论文有同行审查,比较可靠,当然也需要读者本身练就一副火眼金睛,通常而言,一个人往往对自己专业领域的论文比较有把握,同时又容易上其他领域“水文”的当,这正是一开始先划分领域的原因,避免把媒介当作唯一的指标——在区分媒介之前,我们就先划分了领域。
  • 专著:如果说今日的论文水分越来越大——其实从最开始就有掺杂——那么专著多少加了一层门槛,篇幅和时间跨度都更大。如果专著从论文拓展而来(而不是单纯汇编成册),那么其可靠程度往往更高,而且可以补充。吴国盛的《希腊空间概念》在同名作品基础上再添多篇系列论文,即便作者谦称只是概括了西方世界的成果,其综述价值也极大;朱庆育的《民法总论》以《法律行为概念疏证》为核心,绽放美丽的理论雪花。
  • ……

上面所列的媒介,多少有些经验主义,以我所涉猎的图文为主,较少涉及视频、音频等媒介,熟稔这些介质的读者可以自行尝试总结。总之,若以提炼观点、事实等命题为信息管理的目的,在我的各个数据库中,一般有以下几个媒介文件夹(并不同时具备):

  • Articles,文章,通常是未经审查的命题;
  • Books,书籍,一系列命题组成的完整语境;
  • Comments,讨论,一系列未经审查的命题之对撞;
  • Papers,经过同行审查的命题;
  • Diagram 和 Video,命题的可视化;
  • Manuscript 和 Notes,我自己加工过的命题及其周边材料。
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媒介是各个领域文件夹下的主要划分依据

读者可能留意到,我特意选用了不同的首字母,以便在定位文件夹时更快精确。macOS 系统有一个特性,几乎在任何列表形态的界面中,你都可以用首字母、数字或符号定位,比如在 Articles、Books、Comments、Papers 这一串儿文件夹中,只需要按一下 B,就可以精确选中 Books 文件夹。类似的妙处也见诸领域文件夹,只要你采用了数字或字母编码,选文件夹就非常快捷,好像狙击枪一样。久而久之,翻找文件就会形成肌肉记忆,比如想找“政治领域的论文”,就可以按下 P000⌘Command-↩ReturnP,就像在身后的书架上闭着眼睛抽出一叠资料一样。要是你有 LaunchBar 之类的启动器,全键盘操作就更像一套武术,咔嚓咔嚓即可找出文件,一般都犯不着搜索。

为何不见消费资料?

读者们可能已经发现,在我所展示的分类体系中,并没有从一开始就采用音乐(music)、视频(video)、照片(picture)这一最常见的分类方式,而无论是 macOS 还是 Windows,这些文件夹都牢牢占据了电脑的根目录,无法删除又如此显眼甚至碍眼,难道他们对信息管理就不能起到什么积极作用吗?我的看法是,这些文件夹从一开始就不在信息管理的范畴,它们面向的仅仅是消费资料、娱乐资料。

从小说家毛姆到媒介理论家波兹曼,信息的经典二分法都是**“娱乐-自我提升”**,尽管各人的用词有所不同。《月亮和六便士》的作者毛姆指出,信息可以分为提供愉悦的和提供指引的,并且他把自己的小说归为娱乐资料。不是是娱乐不好,而是信息管理的目的应当不是娱乐,而是为未来提供指引,促进自我提升,因而娱乐资料最好不要放进信息管理体系。

当然,一段信息一份文件究竟是消费资料而隔绝在外,还是应当纳入信息管理体系,最终取决于各人的生活工作背景。我在高中和大学时曾经混迹于乐队,如果采用现在的信息管理体系,很可能就会专门为音乐创建一个文件夹,其中收录他人演奏的曲目、自己演奏片段的录音以及音乐理论材料(我接触过几位歌手,他们差不多是这么干的);但我在这一爱好上并未继续深入,目前来看,电脑中绝大多数的音乐文件对我来说就只是消费资料了。

归根结底,音乐、视频、照片等文件夹的划分,其实是在媒介分类中嵌入了娱乐的意识形态。3抛开娱乐成分后,媒介划分本身可取,前文也推荐了相关方法。在我的资料文件夹中,几乎每个领域下面都有视频文件夹,但通常是采访记录或者实验录像,直接提供事实或者观点,而不是难以捉摸的情绪——一句话,不是“娱乐”。看电影固然也是我的业余爱好之一,只不过我有一个专门的电影文件夹,其中收集了我想要严肃观看的影片,几乎每一部我都“拉片”看,写过观影笔记,并且无数次把其中的情节用在较为严肃的场景下,或而写进分析报告(专业工作),当作一个容易引起共情的例子,或而专门写一篇电影研究的小文章(个人爱好)。惟需注意,媒介划分不宜太早,毕竟媒介类型总是随着技术进步不断增加,Windows 似乎已经有了一个3D文件夹,日后新媒介想必是只增不减,到时候这种根据媒介来划分的方式,恐怕就积重难返。

总之,请无视电脑目录下的那几个媒体文件夹。各种类型的媒介只是信息管理中的不同材料,在完成顶级分类和领域划分之前,根本轮不到按照媒介类型划分文件,而在被划入文件层级管理体系之前,这些媒体文件夹中的材料通常也只是消费品,不必费心谈什么“管理”。4


  1. 例言之,我在读书时辅修过设计相关的课程,当时纯粹为了了解行业历史而收集了一批作品图片,不料在几年后,这些图片会成为训练人工智能的素材。
  2. 我买的是繁体版,当时简体中文版还没出版,故用繁体书名。
  3. 从命名上可见一斑。Picture(照片)主要指相机拍摄的图片,更通用的概念是 image(图像);music(音乐)仅指歌曲和纯音乐,而不是更广泛的 audio(音频)。
  4. 好吧,管理是需要的,我自己的曲库就维护了十几年,曲目元数据非常齐全,但这种收藏式的整理和信息管理应是分道扬镳。

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Lawyer, macOS/iOS Automation Amateur