律师工作中的数字利器：DEVONthink 篇

北美软件市场和大陆至少差了一到两个世代。那些在 YouTube 上侃侃而谈新技术的家伙，不乏满脸落腮胡的大叔，甚至满头银丝的老爷爷。这种景象在大陆无法想象。

代际差异带来了巨大的信息差，尤其是那些在北美热销多年的老牌效率软件，要么就是被某些厂商一比一像素级别抄袭后转销国内¹，要么就是在一批不懂装懂的互联网小编文章里被吹捧为效率神器、葵花宝典、屠龙心法。

DEVONthink 也是前述信息差的受害者之一。固然，那些近年发家的时髦软件在国内曝光率不错，大家的认知和老外差不多在同一起跑线上，但是像 DEVONthink 这样的老牌软件，至今仍然深受早期传销文章之荼毒。在最近十年的中文互联网上，关于 DEVONthink 的介绍总是过犹不及，而当你拷问那些作者他们究竟用 DEVONthink 做了什么时，一部分人只能老老实实承认只是写毕业论文时临时用了几个月²，还有一批人则是用 DEVONthink 搭建色情影片数据库，在深夜享受犹如古代皇帝去后宫翻牌子的独特趣味。³

我曾经也浅浅地介绍过 DEVONthink，但至少有一点很幸运：我并没有在应届生精神崩溃或者中年危机的状态之下介绍它，而当年粗略勾勒出的认知轮廓，在正式工作之后逐渐清晰明朗。在从事法务和律师工作的几年里，我与 DEVONthink 高强度搭档，用它搭建个人资料库并获益良多。这篇文章将从真实的法律工作切入，希望能够为中国互联网增加一则真实可靠的 DEVONthink 使用案例。

什么时候需要 DEVONthink

不同于介绍一般的工具，DEVONthink 毕竟是一款文件管理工具，甚至有人把它作为 Finder 替代品。如果一上来就不分青红皂白推荐大家把身家性命交给 DEVONthink，万一最后发现作者的使用场景与读者八字不合，那岂不是耽误人？

易言之，介绍 DEVONthink 者有责任先划定一个较小的范围，就某一类文件实话实说。而我的回答，其实在当年的那篇《库管理工具：DEVONthink》中就非常明确了——你不应该把所有文件都放在 DEVONthink 中，只有那些相对专业的工作、Finder 应付不了的，才有必要求诸 DEVONthink。在 DEVONthink 论坛和国外博客上，有人用它搭建摄影素材库，有人用它搭建视频资源库，更多的人用它整理学术资料，而我则用它来搭建法律数据库，收集、整理并为参考资料编目。⁴

借用一下早年那篇文章的比喻，如果说整台电脑就像一栋房子，那么 DEVONthink 就像是专用的书房或者工作室。如果工作并不繁重，那么在餐厅或者卧室里——即 Finder——也可以就地开工，但是如果工作过于复杂，自然就需要专门空间。无论是视觉上、技术上还是心理感受上，DEVONthink 都提供了独立于 Finder 的工作空间——空间（Space），就是 DEVONthink 在数字世界中的定位。

但是，仅仅指出 DEVONthink 适合处理专业工作，也还是过于模糊，就以法律工作来说，难道所有与之搭边的文件都要放在 DEVONthink 里面吗？绝非如此。我早年的文章已经初步摸到了方向：

周期长、重积累，绝不是不是用完就丢、日后找不着得到都无所谓的文件。很大程度上，DEVONthink 发挥了书房或资料库的作用，给一批需要长期使用、日积月累的文件提供了容身之所。

工作过一段时间的读者——或者读书时就用心整理文件的读者——不难发现，文件可以粗略划分为横向和纵向两类。一类是随着工作进行不断产生的项目文件，另一类则是时间属性并不强烈的参考资料，他们就像是现实世界中的档案柜和图书馆。⁵

DEVONthink 更擅长整理长期资料，而不是囤积项目文件。一部分原因是使用习惯上的。项目文件很可能在归档之后就不再打开，不少律师事务所就要求为每个项目留一份程序性资料和办案报告，而完整的过程性文件一般没必要也吃不消留在电脑上——是在太多太大了。除非翻案，没人会再去看。

另一部分原因纯粹是技术上的：项目文件很容易瞬间爆炸，增加电脑压力，而在 DEVONthink 中，压力又翻了好几倍。不知道你有没有发现，每次重启电脑后，硬盘上都会多出少则几个GB多则十几个GB的空间，这些被清理掉的文件就是缓存文件。很不凑巧，DEVONthink 也是缓存文件生产大户。而项目文件往往不可控，例言之，有一次办建设工程案件，当事人给了我一个压缩包，打开后像潘多拉魔盒一样刷刷蹦出几万个设计图、源代码、财务表……如果把这些文件放在 DEVONthink 中⁶，估计配置最好的电脑也吃不消吧。

一句话，DEVONthink 更像是一间图书馆或资料阅览室，而不是流水文件的停尸间。

从 PDF 起步：OCR 一条龙处理

DEVONthink 功能琳琅满目，即便是放在官网上当作卖点者，也让人应接不暇。不过从法律工作的角度切入，却很好取舍：搞法律的人总是苦于 PDF 文件，而 DEVONthink 恰为集中式 PDF 处理中枢。而在关于 PDF 的种种功能中，最紧迫、最靠前也最硬核的便是 OCR（光学字符识别）。随着 Apple 为首的一帮厂商大力推广这种从屏幕上随意抓取文字的魔法，大家想必已经对 OCR 见惯不怪。不过，以整本 PDF 为单位的 OCR，仍然需要专业扫描工具。⁷

在我的工作中，大量地方性规范文件都是扫描版 PDF，甚至只是几张图片，上面的文字根本没法复制。而在某个地区办案时，这些红头文件很可能才是最具体的参考依据。为此，我一般都会把扫描版 PDF 转成带文字图层的版本，方便复制文本，同时也保留原始排版，可以随时和原件核对——识别难免会有错漏和错别字，而法律文件差之毫厘谬以千里。

DEVONthink 内置的引擎来自 ABBYY，抛开足够让多数人皱眉头的 Adobe 不说（太贵），ABBYY 大概是唯一选择。DEVONthink OCR 设置中有一些基础参数，我主要调整分辨率，在体积和清晰度之间取个平衡，希望文件不要太大，但也不要太模糊而影响阅读。DEVONthink 还可以在识别完成后运行任何自定义操作，但我已经有了其他文件自动化工具，暂时没有什么相关经验可以分享。⁸

但实话实说，DEVONthink 外挂的 OCR 引擎并非最新版本，虽然缺乏客观数据，但估计和官方还是有所差距。不过，只要扫描的文件本身清晰度不要太差或者扭曲别太严重，以我扫过的几千个文件来看，似乎也没遇到过错字。

除了红头文件，各种扫描版理论书籍、实务指南以及论文⁹，我也都会放到 DEVONthink 里面识别一遍。在法国烹饪界有个术语 Mise en place，意思是在正式烹饪前要先把食材和工具都备好，不准备妥当就不开工。OCR 堪称处理 PDF 前的 Mise en place。

话说回来，在谈论任何一款软件时，最好先明确要处理的数据是何种类型，就像在介绍一把日本料理刀或者西餐刀时，如果连打算切是面包还是牛骨都不知道，那么接下来的讨论又有什么意义呢？很不幸，中文互联网上大多数关于 DEVONthink 的讨论都是这种在空气中挥舞菜刀同时大赞刀刃锋利的滑稽剧。

即刻预览与即刻编辑

DEVONthink 自称文件管理工具或信息管理工具，不过更朴实的称谓或许是“文件浏览器”（File Browser）。浏览者，不仅是手指匆匆扫过书脊式的蜻蜓点水，也包括驻足某处，翻开文件扫视几眼。Finder 凭着 Quick Look 帮忙，积攒了良好的预览口碑，但是 DEVONthink 更胜一筹：你不仅不点开文件就查看其内容，还能轻度编辑。

例如，同样一份 Markdown 文件，在 Finder 中仅能显示开头部分的文本，并且无法选中、无法复制¹⁰，而 DEVONthink 中的 Markdown 文件都可以即刻编辑。PDF 也一样，可以随时批注，仿佛是坐在自己的书房里，想到什么提笔就写。

目前，在 DEVONthink 中“立等可读”的文件类型有 PDF、Markdown、CSS、HTML、Webarchive、RTF、CSV 和 TSV 等等，Scapple 等私有格式也能预览。

深度链接，打通诸器

“体系”“库”等称谓意味着文件不是简单堆放，而是相互关联。在技术层面上，最重要的关联方式就是各种链接，尤其是直达目的地的深度链接。链接并不新鲜，只是在近几年双向链接笔记的浪潮把链接推回风口，甚至有一批老外在搞宣言、做软件，好不热闹。

DEVONthink 历来深耕链接，支持文件种类足够多，并且颗粒度足够细。 诸如打开数据库中的任何一个文件这种初级链接，自不在话下。更进一步，若是 PDF 文件，DEVONthink 还可以打开特定页面；换作视频或音频文件，DEVONthink 则可以精确跳到某一秒。

每次办理案件，我都会积累一些新案例和说理，要回过头去给法条写点评注、做些笔记——毕竟就像法律界的老话所言，法律上的每一个字你都看得懂，但是你很可能不知道它在说什么，否则也就不需要那么多律师和法官了——而法律诠释必须面对原文¹¹，此时就少不了高精度的链接，只需点击一次，就可以找到原始资料，前后核对避免记忆出错。下图截自笔记软件 FSNotes，其中的文件同时也索引到 DEVONthink，两个工具各司其职，分别负责快速记录和统一检索。

很多资料并不需要全文引用，比如最高人民法院整理出版的案例集，厚厚一本，但通常只用到其中一两则，此时高精度的深度链接就派上了用场：据以打开 PDF 文件中的任何一个案例或者翻到规范性文件的任何一个条款。

在 DEVONthink 内部生成和插入链接就更方便了，只需按下快捷键 ⌃Control-⌘Command-E——DEVONthink 的快捷键太多而不好记，建议用 Keyboard Maestro 等工具自己改——就能弹出文件搜索框，确定目标后按一下回车键，链接就落在当前光标处。每办一个新类型的案子，我都会制作参考资料索引，汇编相关法律、法规、规章、案例以及学者观点，做成参考资料清单并附链接，日后再遇类似模式的案件，就把参考资料翻出来，如同手握通关地图。

脚本自动化和批量搜索

前几节介绍种种现成功能，类似者甚多，不遑多论。必须指出，DEVONthink 并不是现成功能大杂烩，它还提供文件自动化（smart rules）并支持 AppleScript，这些进阶功能令其从瑞士军刀一跃成为万能工具箱：凭着现成零件，总能够搭建出个性化的工作流。

既然这篇文章介绍律师工作，请容许我展示一个门槛较高但很有代表性的例子——批量检索。上一节提到，我编辑了不少参考文件索引，尽管如此，日后搜索时若要逐个打开里面列出的文件，工作量还是让人却步。我进而编写了一个批量检索脚本，可以识别当前索引文件中提及的全部文件，然后批量打开、统一搜索。

以法律法规等规范性文件为例，我预先将其转换为方便搜索的纯文本（Markdown 格式），方便统一检索——而传统的 Word 文档就彻底没辙了。

衍生阅读：《为什么，以及如何深度搜索 DEVONthink 文件清单内的所有文件》

这类高度定制化的功能，基本不能指望开发商。上文提及的批量搜索功能，在我印象中就只有另一款天价搜索软件 FoxTrot Search 勉强能为之，然而它也不如 DEVONthink 灵活：FoxTrot 需要手动划定搜索范围，而 DEVONthink 则可以——在脚本的借助下——自动瞄准当前文件中提到的资料。

开发商真正需要解决的，是那些用户没有明说但是也没有被满足的需求。尽管理论上没有这种肚中蛔虫般的开发商，但 DEVONthink 的工具箱式布局，至少给了一个起点。

重返 DEVONthink 必要性之问

尽管在工作中高强度使用 DEVONthink，我对它还是有一些保留意见。这类思考不仅是我个人的，而是多数 DEVONthink 进阶用户都会遇到的一道坎：DEVONthink 究竟是不是 just another file manager？早在十多年前，就有职业作家意识的 DEVONthink 有很多功能和 Finder 重叠。在大多数情况下，DEVONthink 都像是一个增强版的文件浏览器，进而变成“多余的代码层”，令人尴尬。

本文前几节算是对陈年诘问的回应：DEVONthink 是数字世界中的专业工作间或专用书房，而不是单纯堆砌功能的博物馆或杂物间。

但是我也不得不考虑未来。DEVONthink 确实把我绑住了，尤其是散落在笔记中的成千上万个深度链接，假如有一天 macOS 像 iPhone 那样被禁止带入敏感场合¹²，那对我的数据库将是致命打击。我不可能再把贯穿着 DEVONthink 链接的文件迁移到 Windows 电脑上，那不如从零开始另起炉灶。不管是未雨绸缪还是杞人忧天，我已经着手制作与软件解耦的深度链接，一步一步连上文件、PDF和视频。目前发表的文章均以 Keyboard Maestro 为轴，但我已经全部实现了 Shortcuts 版本，并在 Windows 和 Linux 上移植成功——毕竟，我设计的是通用方法，而不囿于具体实现。

链接依赖是实实在在的技术问题，而习惯上的影响则更为深远。若是将各个功能挑出来单打独斗，恐怕 DEVONthink 连一个回合都撑不下来，但偏偏是一种德国学究式的功能集合，让多数严肃做事的人和 DEVONthink 一见如故：深度链接、文件自动化、即时预览和编辑、PDF 处理……DEVONthink 刚好填上那些 Finder 的致命缺口。长此以往，容易将把原本分散的功能当作自然的集合，忽略了轻型工具和用户自动化的可能——虽说这是使用者的问题，而不是 DEVONthink 的。只是在有点近乎新兴宗教的 Roam Research、Notion 以及 Obsidian 用户那里，我们看到了更严重的大一统意识形态，或许在（未经思考的）整体论之外，还需要考虑更加透彻的还原论。

话说回来，我开始使用 DEVONthink 那会儿确实也是临阵磨枪，哪有什么文件体系可言，还不是一头扎进正式工作，一边打官司、一边读材料、一边慢慢回过来填补文件系统。事后回想起来，很多事情肯定能够找到更好的工具，然而 DEVONthink 至少没有怎么掉链子，仅凭这一点，如果要我推荐一款个人信息管理工具给别人，或者当我自己进入新领域，我大概还是会是先想到 DEVONthink。

虽有隐忧，但在滚滚数据洪流面前，DEVONthink 过去是、目前是、未来的几年里大概率也将是我的资料中枢。

如果这篇文章让读者多了解哪怕丝毫 DEVONthink 的真实样貌，而不止步于“终极文件管理工具”的虚名，那么我的时间就没有白费了。

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