付费栏目上新：《任务管理新论：破解游戏化悖论》

距我写作《TaskPaper 使用指南》，时间已悄悄走过七八载。其间，我从法学院毕业，投身律师工作也有数年。时过境迁，在自己的网站重新上架前作时，我留下简介：

基于纯文本的任务管理，旨在推动任务进度，而非摆弄任务管理软件本身。这是旧作，在修订完成前将调低售价。

未料修订稿删删改改，一路膨胀，最终竟独立成册。这倒也不奇怪，《TaskPaper 使用指南》本就是我假托 TaskPaper 反思任务管理的作品，只是最初在别人的平台售卖，不得不伪装成说明书而已。如今在自己的平台上发表，显然不必再客气。

本作以为，几乎所有的任务管理问题，都是人为造成的悖论，你也可以称之为佯谬。

古希腊哲学家芝诺提出了一系列悖论，著名的有飞矢不动和阿喀琉斯追乌龟等。这些悖论引起了一代又一代哲学家、数学家、物理学家和业余人士的讨论，但正如量子物理之父戴维·多伊奇所言，这些悖论中除了一个陷阱，“别的什么都没有”。

详言之，如果你顺着芝诺——且不论其本人是否真的相信悖论存在——的思路往下走，那么你思考的一切都是南辕北辙。¹有好事者拿着芝诺悖论去问同时代的哲学家第奥根尼，此君无视了问题，而是来回踱步。他通过运动回答了芝诺对运动的否定。

这本小册子当然不可能和先贤相提并论，但还是请允许我斗胆借用芝诺悖论的招牌，用以指代一系列任务管理话题中的佯谬。芝诺悖论触及了数学和物理的根本分歧，而本作可能触及商业对个人的深层恶意。我将在本册中揭露，许多被视为圣杯的任务管理——或者更宽一点，效率或生产力——问题，实则只是利益相关方所编撰的神话。

当人们无力解决真实任务时，就会制造虚假任务。这几乎是所有任务管理悖论的来源。

什么是任务？

关于任务管理的文章汗牛充栋，甚至还养活了一批专家学者。但，几乎没有人敢于正面回应什么是任务。不同于物理学中的弦（一种假想模型）或生物学中的物种（一种模糊概念），任务管理讨论中缺失的对象定义还缺乏共识，这给无数开发商、投资人、职业生涯导师以及生产力网红创造了夹带私货的缝隙。

作为一种比较自嘲式的定义，或许可以，任务是别人扣在我们头上的事情。这一最不正经的答案或许有一些启发性，可惜对于后续讨论来说，还远远不够。正因为我们从未严肃考虑过什么是任务，结果，只能对各种互相重叠甚至矛盾的理论来者不拒，同时在手机上安装任务管理软件、日程管理软件、时间管理软件、精力管理软件、项目管理软件、看板软件、甘特图软件——真的有人！——每一款软件和它背后的意识形态似乎都有道理，但结果是，你陷入了管理工具的地狱，而那些并不参与实际工作、只是开发工具的人却挣得盆满钵满。Microsoft 发现，其在线协作工作用户有六成在时间在谈论工作，而不是真正工作。

其实，如何定义任务，就像如何定义运动一样，根本没有意义，你只能描述它，而不能定义它。而描述，同样也不是凭空发展各种管理方法论，相反，你必须回到真实的工作场景，用第三人称游戏的视角观察：你到底在做什么。

四象限到底在说什么？

似乎所有关于任务管理的讨论都会提及四象限（艾森豪威尔矩阵），但只是将其当作任务管理的史前史——毕竟，提出者艾森豪威尔是二战时的人物。

如果我们接着“任务是什么”的问题，那么，四象限将成为最重要的思维工具。它虽然没有直接回答任务是什么，但做了面对陌生事物时的勇敢尝试：分类。在任务管理话题下，四象限将任务划分为重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要和既不重要也不紧急四大类。作为一种思维工具，四象限真正的功能常常被忽视：它首先不是给你的任务分类，而是给你分类。

当我们面对现实，那么，大多数人的任务恐怕只会集中在其中某一个象限，这是一个让你反思真实处境的工具，极具杀伤力，可惜多数人不乐意面对这一切，一般只是在谈到四象限时一笔带过，然后一头扎进技术细节。

但四象限也不宜被奉为圭圼，尤其不能从分类直接推导出价值观。例如，通常被认为是空集的第四象限，真的不（应当）存在吗？或者你可以做这些事情，但不要把它们当作任务去“管理”。而这些貌似游离在任务管理记录之外的事项，并不见得没有意义，序言“任务管理可以穷尽所有时间吗”一节将进一步讨论这一点。

任务管理需要大一统的工具吗

任何在二十一世纪谈论任务管理的人，都无法避开大卫·艾伦的遗产：GTD（Get Things Done）。GTD 确实影响了几代方法论和软件，而其核心想法——收件箱——更是被人们当作任务管理的前提。收件箱理论认为，你需要把所有任务都放进一个统一的地方（不管是纸笔本子还是软件），避免遗忘。相比之前散落在办公桌书房、厨房灶台和房门侧边的便利贴，GTD 的收件箱方法确实有所改善。

但是，很少有人反思，我们是否真的必须追求大一统？在云同步成为基础设施的数字时代——大卫·艾伦的方法论最早是通过纸笔实现的——当我伏案工作时，为什么要看到必须去超市或者菜场才能完成的日常采购事项？为什么我在散步时，非得看到一长串必须在电脑上才能完成的繁重文书写作任务？这些零碎的问题貌似无聊，多数人的反应也只是用技术来解决技术问题，他们会告诉你，可以给任务列表分类，安插标签²，或者等等人工智能私人助理问世。

其实，半个世纪前的交互界面设计元老们已经意识到，你并不需要一场人工智能革命，只需要把设备嵌入日常生活。虽说在半个世纪前，智能设备很昂贵，但是放眼今天，人们普遍在书房里、办公室里和裤兜里有不同的设备，当年尚为遥远愿景的嵌入式交互，如今已有坚实的技术基础，你完全可以在电脑上记录需要认认真真坐下来处理的正式工作，在平板电脑上跟踪阅读进度，在手机上勾掉购物清单……

为什么非得统一收件箱呢？为什么非要坚持云同步呢？甚至，为什么把所有你可能进行的动作都变成任务，然后放入所谓的任务管理体系呢？只有一个可能：某些别有用心之人需要。

我不否定 GTD 收件箱方法论本身，但我有（并且即将分析）充足的理由怀疑，号称基于收件箱的种种任务管理软件和方法论，其实是在将工作和生活游戏化。

收件箱需要清空吗

统一收件箱的姊妹问题就是收件箱清空（Inbox Zero）。早在世纪初，就有不少人意识到收件箱根本不需要清空，或者不需要 GTD 意义上的收件箱。《纽约时报》的编辑 David Pogue 就避开了当时的主流收件箱方法论，转而在电子邮箱中创建了一个文件夹，专门收集待办事项，而且没做完就留着不删，在字面上和衍生含义上都与收件箱清空原则叫板。³

稍加反思，即可意识到，所谓的收件箱清空，需要太多的预设前提：

1. 任务有被清空的必要，不管它们会让你被上司痛骂还是单纯看着碍眼；
2. 在某个时间点上，任务理应被完成；
3. 前两项进一步暗示着，你管理的任务可能是别人甩给你的活，而不是你自己的追求；
4. ……

以上种种限制，往往只描绘了真实世界的一个小角落：任务管理软件方法论导师和工具开发商其实在设计一场游戏，本质上是将世界洞穴化，把无限变成有限。你的生活几乎只剩下工作，工作几乎只是一局又一局的消消乐游戏，目标就是清空收件箱。

有的软件鼓励你创建更多任务，并且尽快勾掉，Todoist 甚至会为那些所谓的任务管理大师颁发奖章，并提供订阅时长奖励，促使你继续消掉更多任务。

格雷厄姆早就发现，最荒唐的事莫过于假装自己在工作，这还不如真的去打消消乐游戏放松大脑，至少你还收货了快乐。

任务必须有时间属性吗

我们从小就被教育，如果想描述一件事情，应当注意时间、地点、人物以及具体内容等维度，而时间通常被放在首位。这种经典的描述方式，更适合已经发生的事情、正在发生的事情和预定要发生的事，但是任务不一样，正因为它们不必然被完成（往往完不成），所以你需要管理，而不是单纯描述。

未来不确定，这一事实原本昭然若揭，根本不需要解释，然而常识之下却是一条几乎看不见的裂缝，只能隐隐约约摸到其纹理：沿着时间，我们可以把任务管理的世界一分为二，撕开两个截然不同的异域。在裂缝的一侧，任务管理是牛顿式的，时间均匀流逝，是最重要的属性，你将来要做的事情已经被标上了截止时间（甚至开始时间），根本挤不出什么水分；而裂缝的另一侧，则是爱因斯坦的宇宙，坐标系彻底破碎，那是一个由任务本身构建起来的世界，没有人逼你必须在什么时候读完图书、公布发明或提交文件，你只需凭着意愿行动。⁴

请原谅我浮夸的用词，如果你愿意，也可以用四象限的术语翻译上面那段话，只是会缺乏一些浪漫气息：任务管理的世界可以分为两个，一侧是重要任务，一侧是紧急任务。当然，两个子世界偶尔会交叠。

和四象限法则一样，时间是否是必要属性，很大程度上并不是关于任务的划分，而是关于做任务的人。

任务管理可以穷尽所有时间吗

包括任务管理在内，许多方法、技术或工具都有反过来吞噬使用者的倾向。GTD 是英文“Get Things Done”的缩写，旨在把事情搞定。但在关于收件箱的小节中，我们已经看到这种消消乐模式的任务管理暗藏了无限游戏的逻辑缺陷，最终被人利用，任务管理沦为了一场游戏。

在这里，起作用的是帕金森琐碎定律：完成现有任务后，你通常会迎来更多的任务，无法享受剩余的时间，最终越来越忙，而忙碌甚至反过来成了这个时代的一种身份象征，似乎越忙表示你效率越高，越得到市场认可。

任务管理变成了一场吞噬时间的游戏。

但我们起码能够短暂抬头，反思至少两个问题：一方面，在理论上，时间应当被穷尽吗？即便不是将省下来的时间用作娱乐或自我提升，至少目前这种能力越大、责任越多、任务越繁重的模式，是不是有些问题？

另一方面，在技术层面，时间真的可以被穷尽吗？就像填馅的烤鸡，或者三套鸭？我们已经看到，很多人不在以上午、下午或者小时作为任务管理的基本单位，已经有人精确到了20分钟（番茄钟）或15分钟，几乎堪比填鸭式教育环境下的学校课程表。

我们和鸭子的区别在于⁵，我们有可能主动管理任务、时间或精力，而鸭子则在刀俎之上，为人所宰割。你可以填满一只鸭子，但你不太可能填满自己的生活，尤其是通过用管理这种间接方式。作为一种思想实验，任务管理本身也需要消耗时间和精力，并且随着管理系统越来越复杂，似乎投入也会上升，你甚至有可能需要管理种种管理工具，叠床架屋……说到底，生活总有意外，需要休息，任务管理中总有无可避免的损耗。

话说回来，如果考虑外部性——即允许损人利己——那么，在两种情况下，任务管理倒是可以用尽一切时间，并且一切资源配置都发挥到极致：一种是，你的任务只是为别人安排任务；另一种是，你的任务只是向别人展示你如何管理任务（并以此维生）。只有在这两种不怎么讨其他人喜欢的情况下，任务管理的交易成本才可以达到零。

团队任务管理和个人任务管理的分野

本文谈到了多种划分任务类型的方式，恕我再简短分析其中一种：个人任务管理和团队任务管理。我并不想在这里提供一种仅仅是公说公有理的传统视角，相反，我会追问：是什么划分了个人任务和团队任务？

答案依然在四象限，如果你愿意的话，也不妨考虑一下以时间属性为界的任务管理宇宙二分法。所谓的个人任务管理和团队任务管理，其实不是关于任务的，而是关于执行者的。权力地形决定了你需要做什么，而你做什么反过来加强了这种地形，同时，参考本文关于帕金森琐碎定律的分析（“任务管理可以穷尽所有时间吗”一节），你所做的事情很容易耗尽时间和精力，并阻止你晋升。⁶

归根结底，在一个垂直结构中，没有真正意义上的任务管理，有的只是各行其是；在一个理论上的扁评架构中，也不存在个人任务管理和团队任务管理的分别。

小结

总体上，任务管理的参与者们——无论是否有恶意，多数其实是善意的——构建了一场无限的游戏，关键不在于任务管理能否解决真实世界的问题，而在于这场游戏可以一直进行下去。而在这种楚门的世界中，也就不奇怪何以出现种种令人冥思苦想的芝诺式悖论。

一旦短暂离开任务管理的语境，回到一线工作和真实生活，我们就会发现任务管理的游戏属性及其荒谬之处。然而，本作只是批评游戏化的任务管理，断然不会滑向工具虚无主义，不至于否认整个任务管理。囿于篇幅，序言主要是提出问题而不足以解决什么，进一步的分析以及非游戏化的方案，且看本作正文。